Btw-aangifte per kwartaal: het ritme, de deadlines en de fouten die het vaakst voorkomen
Het kwartaalritme, wat je nodig hebt om aangifte te doen en de drie plekken waar het bij beletteraars en verhuurders misgaat: doorbelaste kosten, buitenlandse klanten en software.
Op deze pagina 7
Het patroon is bij veel zzp’ers hetzelfde. De maand na het kwartaal loopt, je moet drie bestelbussen van Jansen Installatie beletteren, twee gevelborden monteren en er is een offerte die af moet. En ergens in die week valt het kwartje: de btw-aangifte moet nog. Dan volgt een avond bonnetjes zoeken, en de dag erna de tweede schok, namelijk dat het bedrag dat je moet afdragen groter is dan wat er op je rekening staat.
Die tweede schok is het echte probleem. De btw die je aan Bakkerij Vos in rekening bracht is nooit van jou geweest. Je hebt hem geïnd voor de Belastingdienst en tijdelijk in bewaring. Maar hij stond wel op je rekening, en op je rekening ziet alle euro er hetzelfde uit. Zeker in een vak met grote projectfacturen kan dat hard aankomen: bij een projectfactuur van 6.000 euro excl. btw staat er 1.260 euro op je rekening die niet van jou is.
De aangifte zelf is niet moeilijk. Het ritme, het apart zetten en het herkennen van de situaties waar het misgaat, dat is het werk. En bij een beletteraar of een verhuurder zitten die situaties op vaste plekken: doorbelaste kosten zoals huur en transport, klanten in het buitenland en software die je uit het buitenland afneemt.
Het kwartaalritme en wat dat betekent voor je planning
De meeste zelfstandigen doen btw-aangifte per kwartaal. Je geeft dan aan hoeveel btw je in dat kwartaal in rekening hebt gebracht, hoeveel btw je zelf hebt betaald op zakelijke inkopen, en je draagt het verschil af. Sta je hoger in de omzet, dan kan een maandaangifte gelden, en in sommige situaties is een jaaraangifte mogelijk. Wat voor jou geldt staat op de brief van de Belastingdienst en in je eigen aangifteoverzicht.
De aangifte over een kwartaal doe je in de maand daarna. Aangifte en betaling moeten binnen die termijn binnen zijn, en te laat is te laat, ook als je een dag ernaast zit. Wat de gevolgen zijn van te laat aangeven of te laat betalen, en welke rente daarbij hoort, verandert en hangt af van je situatie. Het exacte percentage kijk je na bij de Belastingdienst.
Praktisch betekent dit dat je vier keer per jaar een vast moment nodig hebt. Zet het in je agenda in de eerste week na het kwartaal, niet in de laatste. In de laatste week zit je namelijk altijd met een spoedklus, dat is een wet op zich.
| Kwartaal | Periode | Aangifte in |
|---|---|---|
| Q1 | januari tot en met maart | april |
| Q2 | april tot en met juni | juli |
| Q3 | juli tot en met september | oktober |
| Q4 | oktober tot en met december | januari |
Wat je nodig hebt om aangifte te doen
De aangifte draait om twee stapels: wat je hebt gefactureerd en wat je hebt uitgegeven. Klinkt simpel, en dat is het ook, mits beide stapels compleet zijn.
- Al je verkoopfacturen van het kwartaal, met per factuur de datum, het bedrag excl. btw, het tarief en het btw-bedrag. Doorlopend genummerd, zonder gaten.
- Al je inkoopfacturen waarop btw staat: folie en plaatmateriaal, de huur van een aanhanger, software, gereedschap, je boekhoudpakket, je koffie voor kantoor als die zakelijk is.
- De splitsing tussen tarieven. Het algemene btw-tarief is 21 procent, het verlaagde 9 procent. Belettering en de verhuur van materiaal vallen in de regel onder 21 procent.
- De aparte gevallen: facturen naar het buitenland, verlegde btw en inkopen uit andere EU-landen. Daarover verderop meer.
De belangrijkste factor is niet welk pakket je gebruikt, maar of je facturen doorlopend genummerd en compleet zijn. Een factuurnummer dat ontbreekt, of twee facturen met hetzelfde nummer omdat je in een Word-sjabloon werkte, kost bij een controle meer tijd dan de hele aangifte. Met facturen met doorlopende nummering is dat probleem simpelweg weg.
Waarom je de btw apart moet zetten
Dit is het punt waar de meeste zzp’ers een keer hard tegenaan lopen. Je belettert het complete wagenpark van een aannemer en factureert 8.000 euro excl. btw, er komt 9.680 euro binnen, en dat voelt als een goede maand. Maar 1.680 euro daarvan is niet van jou. Als je die euro’s meeneemt in je gevoel over hoe je ervoor staat, geef je geld uit dat je al hebt uitgegeven.
De oplossing is saai en werkt altijd: een tweede rekening. Elke keer dat er een factuur binnenkomt, boek je het btw-deel direct door naar die rekening. Aan het eind van het kwartaal doe je de aangifte en betaal je vanaf die rekening. Wat overblijft, en dat is meestal iets, omdat je zelf ook btw op inkopen hebt betaald, laat je gewoon staan als buffer voor het volgende kwartaal.
De btw op je rekening is geen omzet, dat is geld in bewaring. Behandel het ook zo, dan is een kwartaal nooit meer een verrassing.
Wil je het strakker: kijk halverwege het kwartaal even naar het lopende saldo. Weet je in februari al ongeveer wat er in april betaald moet worden, dan plan je je uitgaven daaromheen. Dat scheelt precies het soort stress waarvoor mensen hun boekhouding gaan uitstellen.
De fouten die zzp’ers het vaakst maken
Doorbelaste huur en transport
Je huurt voor een feest bij De Kater een extra tent bij een collega-verhuurder en belast die door, met het transport erbij. Twee dingen gaan hier mis. Ten eerste vergeten mensen btw te rekenen over de doorbelasting, omdat het voelt als ‘ik schiet het even voor’. Dat is het niet: je levert een dienst aan je klant en daar hoort het normale tarief bij. Ten tweede blijft de btw op de inkoopfactuur van die collega onopgemerkt liggen, waardoor je die niet terugvraagt. Je betaalt dan dubbel, aan beide kanten.
Doe het dus altijd volledig: btw terugvragen op de inkoop, btw rekenen op de doorbelasting. Houd per klus bij welke kosten je voor de klant maakt, zodat je bij het factureren niets vergeet. Dat is precies waarom het handig is als je klanten en projecten op één plek staan in plaats van in je hoofd.
Klanten in het buitenland
Lever je aan een zakelijke klant in een ander EU-land met een geldig btw-identificatienummer, dan verleg je in de regel de btw. Op de factuur staat dan geen btw, wel de vermelding dat de btw verlegd is en het btw-nummer van je klant. Zo’n levering moet je bovendien opgeven, en dat gaat via een aparte opgaaf naast je gewone aangifte. Voor klanten buiten de EU gelden weer andere regels, en voor particuliere klanten in het buitenland is het verhaal opnieuw anders.
Dit is precies het onderdeel waar ik je aanraad om het één keer goed uit te zoeken met je boekhouder, en dan een vast sjabloon te maken. De regels zijn niet ingewikkeld, maar ze zijn wel precies, en het btw-nummer van je klant moet je bij zo’n levering echt controleren.
Licenties en tools uit het buitenland
Je ontwerpsoftware, je fontlicenties, je online boekingssysteem, de advertenties die je online inkoopt: een groot deel komt uit het buitenland. Bij inkopen uit een ander EU-land wordt de btw doorgaans naar jou verlegd. Je moet die btw dan zelf aangeven en in dezelfde aangifte weer terugvragen. Per saldo kost dat niets, maar hij moet wel in je aangifte staan.
Wat vaak misgaat: die facturen komen per mail binnen en verdwijnen tussen de rest. Ze staan niet in je bankafschrift als iets herkenbaars, want er staat alleen een bedrijfsnaam en een bedrag. Maak er een gewoonte van om zulke facturen meteen bij binnenkomst in je administratie te zetten, niet aan het eind van het kwartaal.
Facturen op datum in plaats van op betaling
De meeste zelfstandigen doen aangifte over de facturen die ze hebben verstuurd, niet over wat er is betaald. Een factuur die je in maart stuurde en die pas in mei betaald wordt, valt dus in Q1. Dat betekent dat je btw kunt moeten afdragen over geld dat nog niet binnen is. Blijft een factuur uiteindelijk oninbaar, dan is er een aparte route om die btw terug te vragen. Hoe dat precies loopt en welke termijnen daarbij gelden, kijk je na bij de Belastingdienst.
Zakenmaat en je boekhouding
Even helder: Zakenmaat doet geen btw-aangifte. Er is geen bankkoppeling en geen grootboek. Zakenmaat is de laag vóór de boekhouding, naast je boekhoudpakket en niet in plaats daarvan. De aangifte zelf hoort thuis in Moneybird of e-Boekhouden, of bij je boekhouder.
Wat Zakenmaat wel doet, is zorgen dat de stapel die je aanlevert klopt: uren die aan klanten hangen, facturen met doorlopende nummering, offertes die netjes uitmonden in een factuur. Zie Zakenmaat naast Moneybird voor hoe die twee zich tot elkaar verhouden. Een koppeling met Moneybird en e-Boekhouden staat op de roadmap, die bestaat nu nog niet.
Dit is algemene uitleg over hoe de btw-aangifte werkt en geen fiscaal advies. Voor je eigen situatie, en zeker bij buitenlandse klanten of verlegde btw, leg je het voor aan je boekhouder of kijk je het na bij de Belastingdienst.
De volgende stap
Doe drie dingen voor het volgende kwartaal begint. Zet vier vaste momenten in je agenda, in de eerste week na elk kwartaal. Open een tweede rekening voor btw en maak er een gewoonte van om het btw-deel door te boeken zodra een factuur betaald wordt. En loop je vaste inkoopfacturen na op de drie valkuilen hierboven: doorbelaste kosten, buitenlandse klanten, software uit het buitenland.
Wil je dat je facturen en uren aan de voorkant al kloppen, kijk dan naar facturen en offertes in Zakenmaat. Start je proef als je het wilt proberen.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik als zzp'er btw-aangifte doen?
De meeste zelfstandigen doen aangifte per kwartaal. Bij een hogere omzet kan een maandaangifte gelden, en in sommige situaties is een jaaraangifte mogelijk. Wat voor jou geldt staat in de brief van de Belastingdienst en in je eigen aangifteoverzicht. De aangifte over een kwartaal doe je in de maand die erop volgt, samen met de betaling.
Welk btw-tarief geldt voor belettering en verhuur?
Belettering en de verhuur van materiaal voor evenementen vallen in de regel onder het algemene tarief van 21 procent. Het verlaagde tarief van 9 procent geldt voor specifieke goederen en diensten en is daarvoor doorgaans niet aan de orde. Twijfel je bij een bijzondere opdracht, leg het dan voor aan je boekhouder voordat je de factuur verstuurt.
Moet ik btw rekenen over kosten die ik doorbelast aan mijn klant?
Ja. Doorbelasten is geen voorschieten maar een dienst die je levert, dus daar hoort het normale tarief bij. Tegelijk mag je de btw op de inkoopfactuur van je leverancier gewoon terugvragen. Vergeet je dat laatste, dan betaal je feitelijk aan twee kanten. Houd per klus bij welke kosten je doorbelast.
Hoe zit het met btw bij een zakelijke klant in een ander EU-land?
Bij een zakelijke klant in een ander EU-land met een geldig btw-identificatienummer verleg je in de regel de btw. Op je factuur staat dan geen btw, wel de vermelding dat de btw verlegd is en het nummer van je klant. Zo'n levering geef je bovendien apart op naast je gewone aangifte. Controleer het nummer altijd.
Moet ik btw afdragen over facturen die nog niet betaald zijn?
Meestal wel. De gebruikelijke route is aangifte over de facturen die je hebt verstuurd, niet over wat er is binnengekomen. Een factuur uit maart die pas in mei betaald wordt, valt dus in het eerste kwartaal. Blijft een factuur oninbaar, dan bestaat er een aparte route om die btw terug te vragen. Kijk de voorwaarden na bij de Belastingdienst.
Hoeveel btw moet ik apart zetten van een factuur?
Zet het volledige btw-bedrag van je verkoopfacturen apart, bijvoorbeeld op een tweede rekening. Bij het algemene tarief is dat 21 procent over het bedrag exclusief btw. Wat je zelf aan btw betaalt op zakelijke inkopen haal je er bij de aangifte weer af, dus je houdt aan het eind van het kwartaal doorgaans iets over als buffer.
Doet Zakenmaat mijn btw-aangifte?
Nee. Zakenmaat is de laag vóór de boekhouding, naast je boekhoudpakket en niet in plaats daarvan. Er is geen aangiftefunctie, geen bankkoppeling en geen grootboek. De aangifte hoort thuis in Moneybird of e-Boekhouden, of bij je boekhouder. Zakenmaat zorgt dat je uren, facturen en offertes kloppen voordat ze die kant op gaan.
Je kosten en kilometers bij elkaar
Zakenmaat houdt je kosten per categorie en je ritten bij, zodat je ze bij de aangifte bij de hand hebt. De aangifte zelf doe je in je boekhoudpakket of met je boekhouder.
Zo houdt Zakenmaat dit voor je bij