Declarabiliteit, wat het is en welk percentage realistisch is voor een webstudio

Je hebt een week van vijftig uur gedraaid en er staan er achttien op een klantproject. De rest ging op aan een offerte die niet doorging, de site van Jansen Installatie die dinsdagochtend plat lag, drie telefoontjes over hosting die je niet doorbelast, en een middag waarin je je eigen portfolio eindelijk eens bijwerkte. Dat voelt als een verspilde week. Dat hoeft het niet te zijn, maar je weet het niet, want je hebt geen getal.

Dat getal heet declarabiliteit: het aandeel van je werkuren dat je daadwerkelijk aan een klant kunt factureren. Bijna elke webmaker heeft er een gevoel bij en bijna niemand rekent het uit. Het gevolg is dat je je tarief baseert op een fantasie, namelijk veertig uur per week keer je uurtarief keer een jaar min vakantie. Dat bedrag haal je nooit. Het verschil tussen die fantasie en de werkelijkheid verklaart waarom een druk jaar toch tegenvalt op je bankrekening.

De goede kant van het verhaal: zodra je het getal kent, wordt het rustig. Je stopt met jezelf verwijten maken over een dag zonder facturabele uren, want je weet dat die dagen in je model zitten. En je gaat je tarief berekenen op basis van wat je echt kunt verkopen in plaats van op wat er theoretisch in een week past.

Wat declarabiliteit precies is

Declarabiliteit is het percentage van je gewerkte uren dat naar een klant gaat en op een factuur belandt. Een declarabel uur is een uur dat je met droge ogen op een factuur kunt zetten: bouwen aan een thema, een migratie draaien, een bug oplossen binnen een onderhoudscontract, een klantgesprek dat je hebt afgesproken door te belasten.

Niet-declarabel is alles wat je wel kost en niemand betaalt: acquisitie, offertes schrijven, je eigen administratie, bijscholing, je eigen website, garantiewerk op een project dat je al hebt opgeleverd.

Belangrijk verschil: declarabel is niet hetzelfde als gefactureerd. Je kunt vijf uur declarabel werk doen aan een project met een vaste prijs en die uren nooit als losse regel factureren. Ze zijn toch declarabel, want ze zitten in de projectprijs. Wat je meet is of het uur ten dienste stond van betaald werk, niet of het als regeltje op een pdf staat.

De formule

De rekensom is simpel:

declarabiliteit = declarabele uren / totaal gewerkte uren x 100

Werk je een maand 160 uur en staan er 96 uur op klantprojecten, dan zit je op 60 procent. Meer is er niet aan.

Kies wat er in de noemer staat en blijf daarbij

De valkuil zit in de onderste helft van de breuk. Er zijn twee gangbare varianten en ze geven heel verschillende uitkomsten.

De eerste variant deelt door je gewerkte uren: alles wat je die maand daadwerkelijk aan het bedrijf hebt besteed. Werk je een piekweek van 60 uur, dan gaat je noemer omhoog en je percentage omlaag, ook al heb je meer gefactureerd.

De tweede variant deelt door je beschikbare uren: een vast aantal dat je zelf vaststelt, bijvoorbeeld 32 of 40 uur per week min vakantie en feestdagen. Dan meet je hoe goed je je eigen norm invult, en overwerk laat het percentage juist stijgen.

Beide zijn verdedigbaar. Voor de meeste eenpitters werkt de tweede variant beter, omdat je daarmee ziet of je genoeg verkoopt in plaats van of je hard genoeg rent. Kies er een, schrijf op welke je gebruikt, en vergelijk daarna alleen appels met appels. Je percentage van maart is nutteloos als je in april stiekem de formule hebt aangepast.

Waarom 100 procent onmogelijk is

Elke webstudio, hoe strak ook georganiseerd, verbrandt uren die niemand betaalt. Dat is geen falen, dat is de structuur van het vak.

Je moet aan werk komen. Elke opdracht die binnenkomt heeft een gesprek, een intake, een offerte en meestal een tweede versie van die offerte achter zich. Bij vier op de tien offertes die doorgaan betaal je de andere zes uit eigen zak.

Je moet je bedrijf draaiend houden. Facturen sturen, aanmaningen, boekhouding aanleveren, verzekeringen, je hosting-omgeving onderhouden, een backup-strategie die je nooit aan een klant doorbelast.

Je moet bijblijven. Een webmaker die drie jaar niets nieuws leert, verkoopt over drie jaar niets meer. Die uren zijn een investering, geen verlies, maar ze zijn wel niet-declarabel.

En je hebt schakelkosten. Tussen twee klanten in verlies je tijd met terug in het project komen, de laatste mail teruglezen, de juiste omgeving opstarten. Dat is echte tijd die op niemands factuur past.

Welke percentages realistisch zijn

Er bestaat geen officiële norm voor het webvak, en iedereen die je een hard branchegetal voorschotelt, heeft het ergens vandaan geplukt. Wat wel klopt is de richting: hoe kleiner het bedrijf, hoe lager het percentage, omdat één persoon alle niet-declarabele rollen zelf vervult.

Wat je met dit tabelletje moet doen is niet je eigen getal ernaast leggen en schrikken. Wat je ermee doet is dit: meet drie maanden, neem je eigen gemiddelde, en gebruik dat als basis. Jouw historische percentage is een oneindig veel betere voorspeller dan een branchegemiddelde dat op jouw manier van werken niet slaat.

Let ook op de andere kant. Een studio die structureel heel hoog scoort, verkoopt vaak te weinig vooruit. Als vrijwel al je tijd in lopend klantwerk zit, is er niemand bezig met de pijplijn van over drie maanden. Dat is prettig tot het moment dat het laatste grote project wordt opgeleverd.

Wat bij een webmaker allemaal niet-declarabel is

Bij het bijhouden gaat het vaak mis omdat je bepaalde categorieën niet eens als werk ziet. Dit zijn de posten die bij webstudio’s het hardst aankomen:

• Acquisitie en offertes. Het kennismakingsgesprek, de rondrit langs de site van de klant, de offerte, de nabelronde. Bij een groter voorstel loopt dit makkelijk op tot een halve werkdag per aanvraag.
• Je eigen site en portfolio. Ironisch genoeg de klus die het langst blijft liggen en toch elk jaar terugkomt.
• Bijscholing. Een nieuwe pagebuilder leren kennen, een blockthema uitpluizen, uitzoeken hoe een API precies werkt voordat je hem bij een klant inzet.
• Garantiewerk. Alles wat je binnen je eigen garantietermijn oplost omdat het jouw fout was. Dit hoort niet-declarabel te zijn, maar je moet het wel meten, want als deze post groeit is dat een signaal over je oplevertesten.
• Weggegeven support. De vijf minuten die dertig worden. Een klant belt over een plugin die vastloopt, jij lost het op en zet het niet op de factuur omdat het maar een klein dingetje was. Dit is de sluipmoordenaar. Tien klanten keer twee kleine dingetjes per maand is een hele werkdag.
• Interne verbetering. Je eigen startthema opschonen, je checklists bijwerken, je deploy-script fatsoeneren. Levert later tijd op, kost nu niet-declarabele uren.

Boek die uren wel. Een uur dat je niet opschrijft omdat het toch niet declarabel is, maakt je percentage kunstmatig mooi en je conclusie onbruikbaar. Wil je zien hoe je die verdeling in de praktijk bijhoudt, kijk dan bij urenregistratie in Zakenmaat, waar je ook het werk boekt dat je niet in rekening brengt.

Meten zonder er een obsessie van te maken

Declarabiliteit is een stuurgetal, geen prestatiecijfer. Als je het dagelijks bekijkt, ga je gekke dingen doen: overleg vermijden dat nuttig is, bijscholing uitstellen die je nodig hebt, of tijd op een klant boeken waar hij niet hoort. Dat laatste is het gevaarlijkste, want dan verlies je ook nog het zicht op je echte projectmarge.

Een werkbaar ritme:

1. Boek je uren dagelijks, met een vinkje declarabel ja of nee. Meer detail heb je niet nodig.
2. Kijk één keer per maand naar het percentage, samen met je omzet.
3. Beoordeel het pas over een kwartaal. Eén maand met een grote pitch erin zegt niets.
4. Zakt het twee kwartalen op rij, ga dan pas op zoek naar de oorzaak.

En kijk altijd naar het percentage naast je omzet, nooit los. Een maand met 55 procent declarabel en een goede omzet is beter dan een maand met 75 procent tegen een tarief waar je te laag op zit. Het cijfer vertelt je hoeveel je verkoopt, niet waarvoor. Voor dat tweede stuk kijk je naar het rendement per klant, waar tarief en werkelijke uren samenkomen.

Wat je met het getal doet

De belangrijkste toepassing is je tarief. Reken niet met alle werkbare uren van een jaar, maar met je declarabele uren. Ga je uit van 32 verkoopbare uren per week terwijl je in de praktijk op 60 procent van 40 uur zit, dan kom je uit op 24. Dat scheelt een kwart van je jaaromzet, en dat kwart moet ergens vandaan komen. Meestal uit je tarief.

De tweede toepassing is capaciteit. Als een klant vraagt of je volgende maand nog een project aankunt, is het antwoord niet “ik heb nog 60 uur vrij”. Het antwoord is “ik heb nog 60 uur vrij, waarvan er ongeveer 36 echt in jouw project kunnen”. Die correctie voorkomt de meeste te krappe planningen.

De derde is een zachte: rust. Zodra je weet dat vier op de tien uur naar je bedrijf zelf gaat en dat dat normaal is, verdwijnt het schuldgevoel over een dinsdag waarop je alleen maar offertes hebt geschreven.

Je volgende stap

Begin klein. Zet één maand lang achter elk geboekt uur een vinkje declarabel of niet, zonder verder iets te veranderen aan hoe je werkt. Tel aan het eind van de maand twee getallen op en deel ze. Dat is je nulmeting.

Doe dat drie maanden, dan heb je een gemiddelde dat betekenis heeft, en pas dan ga je erop sturen. Werk je nu met een spreadsheet, dan kun je daar prima mee beginnen, zie een werkbare Excel-opzet voor urenregistratie voor een kolomindeling die dit meteen goed doet. Zit je in de fase waarin de uren en de facturen uit elkaar beginnen te lopen, kijk dan naar wat Zakenmaat kost.