Zakelijke kosten aftrekken: wat mag wel, wat mag niet, en hoe je het bijhoudt

Fotografie lijkt een vak met overzichtelijke kosten. Je hebt een camera, een paar objectieven en een laptop, meer niet. Tot je in januari je afschrijvingen doorloopt en ziet dat er acht abonnementen lopen, dat je opslag bij drie partijen zit, dat je per klus losse muzieklicenties voor je video’s koopt, en dat je vorig jaar twee keer naar een vakbeurs bent geweest. Bij elkaar is dat geen klein bedrag.

Het probleem is zelden dat je te veel aftrekt. Het probleem is dat je te weinig aftrekt, omdat je de helft van die uitgaven niet meer terugvindt. Een muzieklicentie van 79 euro excl. btw die van je privérekening ging omdat je toevallig daar was ingelogd, staat nergens. Vermenigvuldig dat met vijftien van dat soort momenten per jaar en het gaat ergens tussen de duizend en tweeduizend euro aan aftrekbare kosten om die je laat liggen, plus de btw.

De regel achter aftrekbaarheid is niet ingewikkeld: kosten die je maakt in het belang van je onderneming zijn aftrekbaar. Het lastige zit in de grens tussen zakelijk en privé, en in het bijhouden op het moment dat de uitgave gebeurt.

Wat er bij een fotograaf of beletteraar aftrekbaar is

De typische kostenkant van een fotograaf of een beletteraar ziet er ongeveer zo uit. Dit is geen uitputtende lijst, maar hij dekt het meeste.

Een paar van die rijen verdienen toelichting, want daar zit precies het misverstand.

Apparatuur en afschrijven

Kleine spullen boek je in één keer als kosten. Grotere investeringen, zoals een camera of een snijplotter, schrijf je over meerdere jaren af. Waar die grens ligt en over hoeveel jaar je afschrijft, is een bedrag en een termijn die kunnen wijzigen, dus dat kijk je na bij de Belastingdienst of vraag je aan je boekhouder. Wat je wel alvast kunt doen: bewaar de factuur van elke aanschaf boven de honderd euro apart, want die heb je nog jaren nodig.

Werkruimte thuis

Dit is het onderwerp waarover de meeste onzin rondgaat. De regels voor een werkruimte in je eigen woning zijn streng, en of je iets mag aftrekken hangt af van of de ruimte zelfstandig is, of hij een eigen ingang en voorzieningen heeft, en hoeveel van je inkomen je daar verdient. Voor een zolderkamer of een hoek van de woonkamer is het antwoord in de praktijk meestal nee. Ga hier niet op gevoel af, dit is bij uitstek de vraag die je aan je boekhouder stelt.

Wat wel gewoon kan: de spullen in die ruimte die je aantoonbaar zakelijk gebruikt, zoals je bureaustoel, je monitor en je bureau, en het zakelijke deel van je internet en telefoon.

Wat gemengd zakelijk en privé is

Een groot deel van de kosten van een fotograaf zit in het grijze gebied. Je telefoonabonnement gebruik je voor klanten en voor je moeder. Je internet thuis gebruik je om bestanden naar klanten te sturen en voor Netflix. Je camera gebruik je voor klantwerk en voor je vakantiefoto’s.

De aanpak is dan altijd dezelfde: bepaal een redelijk zakelijk deel, wees consistent, en leg vast hoe je aan die verdeling komt. Een verdeling die je kunt uitleggen is verdedigbaar. Een verdeling die je elk jaar aanpast in je voordeel is dat niet.

• Telefoon en internet. Schat het zakelijke deel realistisch in en houd dat percentage jaren aan.
• Camera die je ook privé gebruikt. Bij apparatuur die je overwegend voor werk gebruikt is dat meestal geen discussie, maar leg je redenering vast.
• Een cursus die ook leuk is. Een cursus productfotografie dient je vak. Een cursus dronevliegen waar je nooit iets mee doet, is lastiger te verdedigen.
• Een vakbeurs in het buitenland. De dagen die je op de beurs bent zijn zakelijk. De week vakantie die je eraan vastplakt niet.
• Eten en drinken. Voor zakelijke etentjes en representatiekosten geldt vaak een beperking in de aftrek. Hoe die precies uitpakt, vraag je aan je boekhouder.

Een verdeling tussen zakelijk en privé hoeft niet perfect te zijn. Hij moet redelijk zijn, en je moet hem kunnen uitleggen.

Wat er niet in mag

Er is een kleine categorie uitgaven die er hoe dan ook uit blijft, hoe zakelijk het ook voelt. Die vooraf kennen scheelt een correctie achteraf.

• Boetes. Een verkeersboete op weg naar een klant is niet aftrekbaar, ook niet als je onderweg was voor werk. Dat geldt ook voor boetes van de Belastingdienst zelf.
• Gewone kleding. Het overhemd dat je aantrekt voor een kennismakingsgesprek is privé. Alleen echte werkkleding met een duidelijk zakelijk kenmerk valt eronder, en dat is voor een fotograaf zelden aan de orde.
• Je eigen uren. Tijd die je in je eigen portfolio of in acquisitie stopt is geen kostenpost. Je mag jezelf geen uurtarief in rekening brengen. Die uren tellen wel mee voor het urencriterium, dus registreer ze alsnog.
• Uitgaven zonder factuur. Een uitgave die je niet kunt onderbouwen sneuvelt bij een controle, ook als hij echt gemaakt is. Bij een bon die vervaagt, scan je hem meteen.
• Privé-uitgaven met een zakelijk sausje. Een nieuwe televisie is geen tweede monitor, en een drone is geen werkmateriaal als je nooit luchtopnames voor klanten maakt.

De rode draad: het moet uit te leggen zijn aan iemand die je bedrijf niet kent. Kun je in één zin vertellen welk zakelijk belang een uitgave dient, dan zit je goed. Moet je een verhaal opbouwen, dan weet je het antwoord eigenlijk al.

Wat je vaak vergeet af te trekken

Deze lijst is samengesteld uit het soort dingen dat fotografen en beletteraars standaard laten liggen. Loop hem één keer langs en je verdient de leestijd van dit stuk waarschijnlijk terug.

• Losse muzieklicenties en presets die je per klus koopt en die op je privérekening staan.
• Een online fotogalerie die je jaren geleden afsloot en die stilletjes doorloopt.
• Lettertypen en vectorbestanden die je per stuk aanschaft.
• Kleine tools met een maandbedrag van een paar euro, waarvan je er inmiddels zes hebt.
• Vakliteratuur en betaalde nieuwsbrieven over je vak.
• De btw op inkopen uit het buitenland waar de btw naar jou verlegd is, zie de btw-aangifte per kwartaal.
• Ritten naar klanten die je nooit hebt geregistreerd, zie reiskosten en kilometers bijhouden.
• Bankkosten en transactiekosten van je betaaldienst.

Waarom bijhouden op het moment zelf zoveel makkelijker is

Reconstructie achteraf werkt niet, en dat komt niet doordat je slordig bent. Het komt doordat de informatie die je nodig hebt op het moment van de uitgave gratis beschikbaar is en drie maanden later verdwenen.

Op het moment dat je die licentie koopt weet je precies waarvoor hij is: de muziek onder de bedrijfsvideo van Jansen Installatie. In maart zie je alleen nog een afschrijving van 79 euro naar een bedrijfsnaam die je niet herkent, want de licentie heet anders dan de leverancier. Dan ga je zoeken in je mail, of je laat hem zitten. Meestal dat laatste.

Bij doorbelaste kosten is het nog scherper. Koop je folie in voor de gevelbelettering van De Kater, dan is dat een kostenpost én een regel op een toekomstige factuur. Registreer je die kosten meteen bij de klant, dan komt hij vanzelf terug bij het factureren. Doe je dat niet, dan trek je hem misschien wel af, maar vergeet je hem door te belasten. Dat kost je twee keer.

Een werkwijze die wel volhoudbaar is

1. Betaal alles zakelijk. Eén rekening en één pas voor zakelijke uitgaven scheelt het meeste zoekwerk.
2. Sla de factuur direct op. Komt hij per mail binnen, dan gaat hij meteen in je administratie. Staat hij in een portaal, dan download je hem nu.
3. Noteer waarvoor het is. Eén zin is genoeg: ‘muzieklicentie, bedrijfsvideo Jansen Installatie’.
4. Koppel kosten aan een klant waar dat kan. Dan zie je ook wat een klant je werkelijk kost, wat je terugziet in het rendement per klant.
5. Loop maandelijks je afschrijvingen langs. Tien minuten per maand voorkomt een avond graven per kwartaal.

Zakenmaat is de laag vóór de boekhouding: je kosten vastleggen, ook de terugkerende, zodat je je winst ziet in plaats van alleen je omzet. Je grootboek en je aangifte blijven in Moneybird of e-Boekhouden, of bij je boekhouder. Zie Zakenmaat naast Moneybird voor de rolverdeling.

Dit is algemene uitleg over aftrekbare kosten en geen fiscaal advies. Of een specifieke uitgave in jouw situatie aftrekbaar is, en voor welk deel, leg je voor aan je boekhouder of kijk je na bij de Belastingdienst.

De volgende stap

Pak je privérekening van de afgelopen drie maanden erbij en markeer elke afschrijving die eigenlijk zakelijk was. Dat is bijna altijd een verrassing. Zet die uitgaven alsnog in je administratie voor zover je de facturen kunt terugvinden, en zorg dat het vanaf nu niet meer gebeurt door alles zakelijk te betalen.

Loop daarna je terugkerende abonnementen langs en koppel elk ervan aan een klant of aan je eigen bedrijf. Wat je aan geen enkele klant en geen enkel doel kunt koppelen, is een kandidaat om op te zeggen. Wil je je kosten naast je uren en facturen op één plek hebben, start dan je proef van Zakenmaat.