De kleineondernemersregeling: wanneer de KOR je helpt en wanneer hij je in de weg zit

De kleineondernemersregeling klinkt als iets waar je als beginnende fotograaf blij mee moet zijn. Geen btw op je facturen, geen kwartaalaangifte, minder gedoe. Dat is ook precies hoe hij vaak wordt aangeraden, meestal door iemand die geen zakelijke klanten heeft.

Voor een fotograaf pakt de KOR namelijk vaak verkeerd uit, en de reden is simpel: je klanten zijn meestal bedrijven, en die kunnen btw terugvragen. Voor hen is die 21 procent geen kostenpost maar een doorgeefpost. Jij levert dus geen enkel voordeel door hem weg te laten, terwijl je zelf wel het recht opgeeft om de btw op je eigen inkopen terug te vragen. En als fotograaf koop je meer in dan je denkt.

Dat maakt de KOR niet slecht. Voor iemand die vooral particulieren bedient, of die er echt maar een paar klusjes per jaar bij doet, kan hij prima werken. Maar het is een keuze met gevolgen, en je zit er niet zomaar weer uit. Daarom is het de moeite waard om hem één keer goed te doorgronden voordat je hem aanvinkt.

Wat de kleineondernemersregeling inhoudt

De KOR is een vrijstelling voor de omzetbelasting. Blijf je met je jaaromzet onder een bepaalde grens en meld je je aan, dan hoef je geen btw in rekening te brengen aan je klanten. In ruil daarvoor mag je de btw die je zelf betaalt op zakelijke inkopen niet meer terugvragen. Je stapt in feite uit het btw-systeem.

De omzetgrens noem ik hier bewust niet als getal. Die grens is de laatste jaren gewijzigd en er speelt bovendien een Europese variant voor ondernemers die ook in andere EU-landen leveren. Het exacte bedrag verandert per jaar, kijk het na bij de Belastingdienst voor het jaar waarin je de keuze maakt.

Wat je verder moet weten over de vorm van de regeling:

• Je meldt je aan bij de Belastingdienst en er geldt een aanmeldtermijn voordat de vrijstelling ingaat.
• Je zit er in principe een aantal jaren aan vast, tenzij je boven de omzetgrens uitkomt.
• Ga je boven de grens, dan vervalt de vrijstelling en ga je vanaf dat moment weer btw rekenen. De precieze werking en het moment waarop dat ingaat lees je na bij de Belastingdienst.
• Je blijft ondernemer voor de inkomstenbelasting. Aan het urencriterium, de zelfstandigenaftrek en je urenregistratie verandert niets.
• Je blijft een administratie voeren en je blijft onder de bewaarplicht vallen.

Dat laatste is een misverstand dat ik vaak tegenkom. De KOR haalt de btw-aangifte weg, niet je administratie. Je facturen, offertes, urenregistratie en bankafschriften moet je nog steeds bewaren, zie wat er onder de bewaarplicht valt.

Wat het betekent voor je facturen

Met de KOR verandert je factuur op twee punten. Er staat geen btw-regel op, en je vermeldt dat je de kleineondernemersregeling toepast zodat je klant weet waarom. Verder blijft alles hetzelfde: doorlopende nummering, datum, omschrijving, je gegevens en die van je klant.

Voor je prijsstelling betekent het iets wat mensen vaak over het hoofd zien. Vroeg je Bakkerij Vos 1.500 euro excl. btw voor een productshoot, dan betaalde die 1.815 euro totaal. Zonder btw factureer je 1.500 euro en betaalt Bakkerij Vos 1.500 euro. Voor een particuliere klant is dat een echt prijsvoordeel van ruim vijftien procent, en dat is de plek waar de KOR wél iets doet. Voor een zakelijke klant met btw-aftrek is het verschil nul, want die kreeg die 315 euro toch terug.

Bij een zakelijke klant is btw geen kostenpost maar een doorgeefpost. Hem weglaten is voor die klant dus geen korting, alleen voor jou een gemis.

Waarom het voor fotografen met zakelijke klanten vaak ongunstig is

Zet het naast elkaar en het wordt snel duidelijk. Aan de opbrengstenkant levert de KOR je bij zakelijke klanten niets op. Aan de kostenkant kost hij je wel iets, en dat loopt in dit vak sneller op dan bij bijvoorbeeld een tekstschrijver.

Loop je vaste lasten eens langs. Je camera en objectieven, flitsers en statieven, je abonnement op bewerkingssoftware, cloudopslag voor je archief, studiohuur, je boekhoudpakket, je laptop, een gekalibreerd scherm, je telefoon, af en toe een workshop. Dat is voor een fotograaf die er fulltime van leeft een serieus bedrag per jaar, en de btw daarover is met de KOR gewoon weg.

Neem een fotograaf met 9.000 euro aan zakelijke kosten excl. btw per jaar. De btw daarover is 1.890 euro. Zonder KOR vraag je dat terug. Met KOR is het weg. Daar staat tegenover: vier keer per jaar een half uur aangifte die je niet hoeft te doen. Dat is een dure twee uur.

De doorbelasting maakt het nog scherper

Veel fotografen huren voor een shoot een studio of extra licht in en belasten dat door aan de klant. Met de KOR betaal je die huur inclusief btw en kun je hem niet terugvragen, terwijl je de doorbelasting zonder btw factureert. Je marge op die doorbelasting krimpt daardoor met precies het btw-bedrag, tenzij je je doorbelastingsprijs verhoogt. En dat laatste is een gesprek met je klant dat je liever niet voert.

Wanneer de KOR wel logisch is

Er zijn situaties waarin hij prima werkt, en die hebben allemaal dezelfde vorm: veel particuliere klanten, weinig zakelijke inkopen.

• Je werkt vooral voor particulieren. Een coach wiens cliënten hun sessies zelf betalen, of een fotograaf die vooral bruiloften en gezinsshoots doet. Daar is je prijs zonder btw echt lager en dus concurrerender.
• Je doet het erbij. Je hebt een baan en doet een paar coachtrajecten per jaar. Je omzet is klein, je kosten zijn klein, en de administratieve rust weegt zwaarder dan het bedrag.
• Je bent aan het afbouwen. Je hebt nog een handvol vaste klanten en verder niets. Dan is minder administratie een reëel voordeel.

Zit je in de eerste situatie maar denk je erover om zakelijke klanten aan te trekken, wacht dan. Groeien met de KOR aan is lastig, want zodra je over de grens gaat verandert er van alles in je facturatie, en dan zit je middenin het jaar je prijzen en je sjablonen om te bouwen.

Hoe je de rekensom voor jezelf maakt

Je hebt maar drie cijfers nodig, en die haal je zo uit je administratie.

1. Welk deel van je omzet komt van zakelijke klanten met btw-aftrek? Is dat het grootste deel, dan levert de KOR je aan de opbrengstenkant niets op.
2. Hoeveel btw vraag je nu per jaar terug op zakelijke kosten? Tel de btw-teruggaaf van je vier kwartaalaangiftes op. Dat bedrag verlies je met de KOR.
3. Hoeveel tijd kost je btw-aangifte je echt? Wees eerlijk. Als het een avond per kwartaal is, is dat niet de KOR maar je administratie die niet op orde is.

Punt drie is de meest voorkomende reden dat mensen de KOR overwegen, en tegelijk de slechtste. De aangifte kost een half uur als je facturen en kosten op orde zijn. Zie hoe je de btw-aangifte per kwartaal soepel houdt. Kies de KOR om de rekensom, niet om de rompslomp.

Wat er praktisch verandert als je in of uit de KOR stapt

De overstap zelf is meer werk dan mensen verwachten, in beide richtingen. Het gaat niet alleen om een vinkje bij de Belastingdienst, het raakt je hele voorkant.

• Je factuursjabloon. De btw-regel moet eruit of erin, en de vermelding van de regeling moet kloppen. Werk je met een sjabloon in Word, dan is dit precies het moment waarop er twee versies gaan rondzwerven en er een factuur de deur uit gaat met de verkeerde opmaak.
• Je lopende offertes. Een offerte die je in maart uitbracht en die in juli wordt getekend, moet aansluiten op de situatie op het moment van factureren. Zet in je offertes altijd expliciet of bedragen excl. btw zijn.
• Je vaste maandafspraken. Bij een maandbedrag dat automatisch doorloopt, moet je bij elke klant nalopen of het bedrag nog klopt. Dit is de plek waar het bij een coach met vijftien lopende trajecten echt tijd kost.
• Je prijscommunicatie. Staat er op je site een vanaf-prijs, dan moet daar duidelijk bij of het bedragen excl. btw zijn. Bij particuliere klanten is dat verschil groot genoeg om ruzie over te krijgen.
• Je afspraken over doorbelasting. Studiohuur en ingehuurd materiaal die je doorschuift, moeten opnieuw doorgerekend worden zodra je btw-positie verandert.

Dat lijstje is de reden dat ik aanraad om deze keuze één keer goed te maken en er dan een paar jaar niet meer aan te komen. Een zzp’er die netjes bijhoudt wat er per klant aan vaste bedragen loopt, is hier binnen een uur doorheen. Wie het uit zijn hoofd of uit losse mappen moet halen, is een dag kwijt en vergeet gegarandeerd twee klanten.

Dit is algemene uitleg over hoe de regeling werkt en geen fiscaal advies. Wat in jouw geval verstandig is, hangt af van je klantenmix, je kosten en je plannen. Leg het voor aan je boekhouder en kijk de actuele voorwaarden na bij de Belastingdienst.

De volgende stap

Pak je laatste vier btw-aangiftes erbij en tel op hoeveel btw je op inkopen hebt teruggevraagd. Kijk daarnaast in je klantenbestand welk deel van je omzet zakelijk is. Met die twee getallen is de keuze meestal binnen tien minuten helder, en in het geval van een fotograaf met zakelijke klanten valt hij bijna altijd dezelfde kant op.

Heb je die getallen niet paraat, dan is dat op zichzelf een signaal. Een overzicht van je klanten en projecten en van wat elke klant je oplevert hoort er gewoon te zijn. Dat overzicht zit in Zakenmaat. Start je proef als je het wilt zien met je eigen klanten.