Een urenstaat die klopt: wat erin hoort, met een voorbeeld dat je kunt overnemen

Je stuurt een factuur van 3.200 euro excl. btw voor een maand advieswerk aan de nieuwe planning van Jansen Installatie, en er komt een mail terug: “kun je even specificeren waar die uren in zijn gaan zitten?” Dat is een redelijke vraag. Het vervelende is dat het antwoord meestal een half uur werk is, omdat je urenlijst uit regels bestaat als “diverse aanpassingen” en “overleg”.

Een urenstaat is niet meer dan een overzicht van gewerkte uren per klant of project over een periode. Maar een urenstaat die klopt, doet iets wat een lijstje niet doet: hij maakt de discussie overbodig. De klant leest hem, herkent zijn eigen project erin, en betaalt. Het verschil zit hem in een handvol keuzes over wat je opschrijft en hoe je het groepeert.

En er zit een tweede kant aan die net zo belangrijk is: niet alles wat jij registreert, hoort op de staat die je verstuurt. Er is werk dat je wel boekt en niet laat zien.

Wat er in een urenstaat hoort

Een bruikbare urenstaat heeft een kop en een lijf. In de kop staat waar het over gaat, in het lijf staan de regels.

In de kop hoort thuis:

• De naam van je bedrijf en die van de klant
• Het project of contract waar het over gaat
• De periode, met een begin- en einddatum
• Het totaal aantal uren en, als je op nacalculatie werkt, het bedrag excl. btw
• Bij een contract of strippenkaart: het saldo voor en na deze periode

In het lijf staat per regel een datum, een omschrijving en een aantal uren. Werk je met meerdere tarieven, dan zet je het tarief er ook bij. Werk je met één tarief voor deze klant, dan noem je dat één keer in de kop en laat je de kolom weg. Elke kolom die niets toevoegt, maakt de staat moeilijker te lezen.

Een voorbeeld dat je kunt overnemen

Dit is de urenstaat van een vormgever met een vaste maandafspraak plus wat extra werk bij een vaste klant. Let op de omschrijvingen: elke regel vertelt wat er af is.

Urenstaat, De Kater

• Periode: 1 tot en met 30 juni
• Project: vaste maandafspraak, 4 uur per maand, plus extra werk
• Tarief extra werk: 85 euro per uur excl. btw

Totaal contracturen: 3,5 van 4,0. Het restant vervalt per 30 juni. Totaal extra werk: 6,0 uur, 510 euro excl. btw.

Wat deze staat goed doet: de klant ziet in één blik dat zijn contract niet vol is gemaakt en dat het extra werk apart staat. Dat tweede voorkomt de vraag “maar dat zat toch in mijn maandbedrag”. Hoe je dat onderscheid in de praktijk bewaakt, staat bij vaste maandafspraken en strippenkaarten.

Omschrijvingen die geen vragen oproepen

Hier valt of staat het. De regel is simpel: schrijf op wat er af is gekomen, niet wat je hebt aangeraakt. Een klant wil weten wat hij ervoor terugkrijgt, niet welke stappen je hebt gezet.

Twee dingen om te vermijden. Vaktaal die niets zegt, zoals “overdruk ingesteld en kleurprofiel omgezet naar CMYK”. De klant ziet een woord dat hij niet kent en gaat twijfelen of hij ervoor moet betalen. Schrijf het gevolg op: “bestand zo klaargemaakt dat de drukker de kleuren goed afdrukt”. En de andere kant, uren die zonder uitleg groot zijn. Zeven uur op één regel met één zin erbij nodigt uit tot een vraag. Splits dat in twee of drie regels met een eigen resultaat.

Wat de klant wel en niet ziet

Je registreert meer dan je verstuurt, en dat is geen verhulling maar gewoon een keuze over wat relevant is voor de ontvanger.

Hoort er niet op:

• Je eigen fouten. Werk dat je opnieuw moest doen omdat jij iets fout deed, hoort niet op de factuur en dus ook niet op de staat. Boek het intern wel, want als die post groeit, zegt dat iets over je eigen controle vooraf.
• Acquisitie en offertetijd. Tenzij je die apart hebt afgesproken.
• Interne overhead. Je administratie, je eigen leertijd, het bijwerken van je eigen sjablonen.
• Je eigen twijfelmomenten. De drie uur die je kwijt was omdat je een aanpak koos die niet werkte, factureer je meestal niet volledig. Wat je wel doet, is het intern boeken, zodat je rendement per project de waarheid vertelt.
• Andere klanten. Klinkt vanzelfsprekend, maar bij een export uit een systeem gaat dit weleens mis. Controleer het altijd voordat je verstuurt.

Hoort er wel op, ook al voelt het gek: overleg en mail. Als je die tijd afspreekt door te belasten, zet je hem er gewoon op, met een korte omschrijving en een eerlijk aantal minuten. Klanten schrikken zelden van een half uur overleg. Ze schrikken van een totaal dat ze niet kunnen thuisbrengen.

Groeperen, afronden en de leesbaarheid

Een urenstaat van veertig regels leest niemand. Bij een project dat een paar weken loopt, groepeer je daarom per onderdeel in plaats van strikt op datum. Dus bij een nieuwe huisstijl een blok voor het logo, een blok voor het drukwerk en een blok voor de sjablonen, elk met een eigen subtotaal. De klant kan dan per onderdeel zien wat het heeft gekost en dat is precies het gesprek dat je wil voeren als er over budget wordt gepraat.

Bij een vaste maandafspraak werkt de omgekeerde volgorde beter: gewoon chronologisch, want daar gaat het om wat er die maand is gebeurd. Houd extra werk daar altijd apart, zoals in het voorbeeld hierboven.

Over afronden: kies één eenheid en houd je eraan. Een kwartier is voor de meeste zzp’ers het handigst. Rond per taak af, niet per dag en niet per maand, en rond niet stelselmatig naar boven. Een klant die ziet dat elke regel op een half uur uitkomt, gaat rekenen. Vijf minuten die je weggeeft kosten je weinig, het vertrouwen dat je ermee koopt is meer waard.

En één praktisch punt: stuur de staat als pdf mee met de factuur, niet als spreadsheet. Een spreadsheet nodigt uit tot zelf rekenen en aanpassen, een pdf is een document. Zet de periode in de bestandsnaam, dan kan de klant hem terugvinden zonder jou te mailen.

Urenstaat, urenlijst en specificatie

De termen lopen door elkaar en dat geeft weinig, zolang je zelf weet wat je verstuurt. In de praktijk zie je drie dingen:

1. De urenlijst. Jouw ruwe registratie van alle uren, inclusief niet-declarabel. Deze gaat nooit naar buiten.
2. De urenstaat. Een overzicht per klant of project over een periode, opgeschoond en leesbaar. Dit is wat je meestuurt of op verzoek levert.
3. De factuurspecificatie. Dezelfde uren, maar dan als bijlage of onderdeel van de factuur, met bedragen erbij.

Bij grotere opdrachtgevers en bij detachering kom je nog een vierde vorm tegen: een urenstaat die de klant moet aftekenen voordat je mag factureren. Vraag dan vooraf wie tekent en binnen hoeveel dagen, en zet dat in je offerte. Een urenstaat die twee weken bij iemand op het bureau ligt, betekent twee weken later geld.

Hoe vaak je hem stuurt

Standaard: maandelijks, samen met de factuur, ook als niemand erom vraagt. Dat klinkt als extra werk en het scheelt juist tijd, want de vraag om specificatie komt dan nooit meer. Bovendien voorkomt het de vervelendste variant: een klant die drie maanden na dato vraagt hoe het ook alweer zat.

Bij een groot project op nacalculatie stuur je hem vaker, bijvoorbeeld elke twee weken, ook zonder factuur. Dan blijft het budget een lopend gesprek in plaats van een verrassing aan het einde. Bij een kleine vaste maandafspraak volstaat een regel op de factuur met het aantal contracturen en het saldo, en stuur je de volledige staat alleen op verzoek. Hoe dat automatisch meeloopt met de factuur, zie je bij facturen en offertes.

Je volgende stap

Pak de laatste factuur die je hebt verstuurd en probeer er nu een urenstaat bij te maken. Lukt dat binnen tien minuten, dan is je registratie in orde. Kost het langer, dan zit het probleem niet in de opmaak van de staat maar in wat je per uur opschrijft.

Verander in dat geval één ding: schrijf vanaf morgen bij elke boeking op wat er af is in plaats van waar je mee bezig was. Een goede kolomopzet daarvoor staat in de Excel-opzet voor urenregistratie. Wil je de staat rechtstreeks uit je geboekte uren laten rollen, kijk dan naar de urenregistratie van Zakenmaat.