Bewaarplicht: wat je moet bewaren, hoe lang en in welke vorm

Er komt een vraag binnen over een fotoreportage die je drie jaar geleden maakte voor Jansen Installatie. Wat was er precies afgesproken over die extra opnames op hun tweede vestiging, en wat is er gefactureerd? Je gaat zoeken. De factuur staat in je boekhoudpakket. De offerte staat in een map op je NAS, in een versie die ‘definitief-v3’ heet. De afspraak over die extra opnames staat in een mailtje. De uren staan in een spreadsheet die je halverwege dat jaar hebt vervangen door een ander systeem.

Na twee uur heb je het grootste deel gevonden en één ding niet. Dat is de bewaarplicht in de praktijk: niet de vraag of je stukken hebt, maar of je ze terugvindt en of ze bij elkaar horen. Een controleur die om een dossier vraagt heeft geen geduld met ‘het staat ergens’.

De regel zelf is niet moeilijk. Je bent verplicht je administratie een aantal jaren te bewaren, en voor sommige stukken geldt een langere termijn. Het aantal jaren noem ik hier niet als getal, want dat verschilt per soort gegeven en kan wijzigen. Het exacte aantal jaren verandert en hangt af van wat je bewaart, kijk het na bij de Belastingdienst. Het interessante deel zit ergens anders: in wát er allemaal onder valt en in welke vorm het bewaard moet blijven.

Wat er allemaal onder je administratie valt

De meeste zzp’ers denken bij administratie aan facturen en bonnetjes. Dat is de kleinste helft. Alles wat van belang is voor je belastingheffing hoort erbij, en dat is een breder begrip dan het klinkt.

• Verkoopfacturen, doorlopend genummerd en zonder gaten in de reeks.
• Inkoopfacturen en bonnen: je camera en objectieven, het abonnement op je bewerkingssoftware, opslag in de cloud, studiohuur, cursussen, reiskosten.
• Offertes en opdrachtbevestigingen, ook de offertes die niet doorgingen. Die laten zien waarom een klant in je acquisitie-uren staat.
• Je urenregistratie. Die is het bewijsstuk voor het urencriterium van 1225 uur en onderbouwt bovendien je facturen bij nacalculatie.
• Bankafschriften van je zakelijke rekening, inclusief de rekening waar je btw op parkeert.
• Contracten: de afspraken over een coachtraject, licentieafspraken over het gebruik van je foto’s, verwerkersovereenkomsten, samenwerkingsafspraken met een collega die je inhuurt.
• Correspondentie over opdrachten. De mail waarin de klant akkoord geeft op extra werk is onderdeel van je administratie, niet zomaar een berichtje.
• Je kilometeradministratie als je die bijhoudt, zie reiskosten en kilometers bijhouden.

Die laatste categorie is de meest onderschatte. Bij een fotoshoot of een coachtraject zit het gesprek over wat je levert, extra werk en akkoord bijna altijd in mail of chat. Verdwijnt dat, dan is bij een geschil of een controle niet meer te reconstrueren wat er is afgesproken. En als je in een chat-tool werkt waar berichten na een tijd verdwijnen, verlies je die stukken zonder dat je het merkt.

Mag het digitaal?

Ja. Digitaal bewaren is toegestaan en voor de meeste zzp’ers de enige werkbare vorm. Er zitten wel voorwaarden aan, en die komen allemaal neer op hetzelfde: het moet compleet, onveranderd en toegankelijk blijven.

Dat laatste punt is waar losse bestanden het aflegt. Een map vol pdf’s voldoet technisch aan ‘bewaard’, maar een controleur wil de lijn zien: deze offerte leidde tot deze opdracht, waarop deze uren zijn geschreven, wat resulteerde in deze factuur, die op deze datum betaald is. Als die lijn alleen in je hoofd bestaat, is hij niet controleerbaar.

Wat ‘in de oorspronkelijke vorm’ betekent

Krijg je een factuur digitaal binnen, dan bewaar je hem digitaal. Krijg je hem op papier, dan mag je hem in veel gevallen scannen en digitaal bewaren, mits de scan alle gegevens bevat en het origineel daarna niet meer nodig is voor iets anders. Wat je niet moet doen, is een digitale factuur uitprinten, in een ordner stoppen en het bestand weggooien. Dan heb je de oorspronkelijke vorm juist vernietigd.

Dit speelt bij fotografen vooral bij buitenlandse leveranciers, zoals die van je bewerkingssoftware. Die sturen een pdf per mail of zetten hem alleen in een portaal. Zo’n factuur uit een portaal moet je actief downloaden en opslaan, want een account bij een dienst die je over twee jaar opzegt is geen bewaarplaats. Alleen een link bewaren is niet genoeg.

Een factuur die alleen in het portaal van je leverancier staat, is niet bewaard. Die is geleend.

Het praktische probleem: je administratie ligt verspreid

Bij een typische coach ziet het er ongeveer zo uit. Facturen in het boekhoudpakket. Uren in Excel, of in een tool die je twee jaar geleden gebruikte. Trajectvoorstellen als pdf op je laptop. Afspraken in mail en soms in WhatsApp. De planning van je sessies in een losse agenda-app. Sessienotities in een notitie-app. Elk stuk bestaat, maar het dossier per klant bestaat nergens.

Dat wordt pijnlijk op vier momenten:

1. Bij een controle. Er wordt om samenhang gevraagd, niet om losse stukken.
2. Bij een geschil met een klant. ‘Dat hebben we nooit afgesproken’ is alleen te weerleggen als je de mail terugvindt.
3. Bij een systeemwissel. Stap je over van tool A naar tool B, dan blijft de historie in A achter. Zeg je A op, dan is die historie weg, terwijl de bewaarplicht gewoon doorloopt.
4. Bij het overdragen van een klant. Neemt een collega een coachingsklant van je over, dan wil je precies weten wat er geleverd en afgesproken is.

Punt drie is de gemeenste. Een opgezegd abonnement neemt jouw administratie mee, en de bewaarplicht ligt bij jou, niet bij de leverancier. Exporteer daarom altijd voordat je een tool opzegt, en bewaar die export op een plek die van jou is.

Hoe je het wel op orde krijgt

Je hoeft geen archiefsysteem te bouwen. Je hebt twee dingen nodig: één plek waar het klantdossier leeft, en een vaste gewoonte om er dingen in te leggen op het moment dat ze ontstaan.

• Werk per klant, niet per documenttype. Alles wat bij Bakkerij Vos hoort, hoort bij Bakkerij Vos. Zo is een dossier binnen een minuut compleet op te leveren.
• Leg vast op het moment zelf. Krijg je per mail akkoord op extra opnames of een extra sessie, sla die mail dan direct op bij de klant. Achteraf ga je het niet doen.
• Hou je factuurnummering doorlopend. Gaten in de reeks kosten bij een controle onevenredig veel uitleg. Zie facturen en offertes met doorlopende nummering.
• Bewaar je urenregistratie exporteerbaar. Uren die je niet kunt exporteren, kun je niet aanleveren. In de urenregistratie van Zakenmaat hangt elk uur aan een klant, met datum en omschrijving.
• Maak backups op twee plekken, waarvan één buiten je huis of kantoor. Een NAS die stukgaat is geen excuus tegenover de Belastingdienst.
• Exporteer voor je opzegt. Elke tool die je verlaat, verlaat je met een export in de hand.

Zakenmaat is de laag vóór de boekhouding en geen archiefkast: je grootboek en je aangifte horen in Moneybird of e-Boekhouden. Wat Zakenmaat wel doet, is de samenhang bewaren tussen klanten en projecten, uren, offertes en facturen, zodat het dossier per klant niet in vier systemen uit elkaar valt.

Hoe een compleet klantdossier eruitziet

Het helpt om één keer scherp te hebben wat je van een klant als De Kater eigenlijk in handen moet hebben. Voor een gemiddeld project komt het hierop neer.

1. De offerte zoals hij is verstuurd, met datum en wat je zou leveren, plus het akkoord van de klant.
2. De afspraken die tijdens het project zijn bijgesteld: extra werk, uitstel, een gewijzigde leverdatum.
3. De geschreven uren per fase, met omschrijving, zodat je kunt laten zien waar de tijd heen ging.
4. De facturen, inclusief eventuele deelfacturen en de creditfactuur als die er is.
5. De betalingen met datum, en bij een late betaling de herinneringen die je stuurde.
6. De kosten die je voor die klant maakt, zoals studiohuur, reiskosten of een afdrukservice, met de bijbehorende inkoopfacturen.

Kun je die zes punten voor je grootste klant binnen een paar minuten op tafel leggen, dan is je administratie in orde, ongeacht welke tools je gebruikt.

Bewaarplicht en de AVG botsen soms

Er zit spanning tussen twee regels. De fiscale bewaarplicht zegt: bewaren. De AVG zegt: persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig. Voor je facturen en klantgegevens wint de bewaarplicht, want dat is een wettelijke verplichting en dus een geldige grond om te bewaren.

Maar dat geldt niet voor alles wat je toevallig hebt. De ruwe opnames van een shoot die de klant al lang heeft afgenomen, de intakeformulieren van coachingsklanten met wie je niet meer werkt, een lijst met mailadressen die je ooit kreeg aangeleverd: die horen niet bij je eigen administratie en mag je niet eindeloos laten staan omdat het handig is. Ruim dat soort bestanden op zodra de klus af is, en houd je fiscale administratie daar strikt van gescheiden.

Dit is algemene uitleg over de bewaarplicht en geen fiscaal advies. Welke termijn in jouw situatie geldt en of er langere termijnen spelen, kijk je na bij de Belastingdienst of vraag je aan je boekhouder.

De volgende stap

Doe een oefening van een half uur. Kies een klant waar je twee of drie jaar geleden een project voor deed en probeer het complete dossier op te leveren: offerte, opdrachtbevestiging, de mail over het extra werk, de geschreven uren, de facturen en de betaaldata. Zet een timer aan.

Lukt het binnen tien minuten, dan zit je goed. Duurt het langer of ontbreekt er iets, dan weet je precies waar je gaten zitten. Begin met het dichten van dat ene gat en niet met een groot opruimproject, want dat maak je toch niet af. Wil je meekijken hoe Zakenmaat het klantdossier bij elkaar houdt, start dan je proef.