Je uurtarief berekenen vanaf het inkomen dat je wilt overhouden

Het tarief waarmee de meeste zzp’ers beginnen is geen berekening maar een gok. Je hoort dat iemand in de buurt 55 euro per uur vraagt, je denkt dat jij daar ongeveer tussen hoort, en dat getal staat vijf jaar later nog steeds in je offertes. Het probleem is niet dat 55 te hoog of te laag is. Het probleem is dat je niet weet waar het vandaan komt, dus je kunt het ook niet verdedigen zodra een klant erover begint te onderhandelen.

Een tarief hoort andersom te ontstaan. Je begint bij het bedrag dat je aan het eind van het jaar netto wilt overhouden, telt daar alles bovenop wat er tussen omzet en netto in zit, en deelt dat door het aantal uren dat je realistisch kunt factureren. Vooral dat laatste getal loopt bij veel zzp’ers mis. Je rekent met veertig uur in de week, terwijl je er zestien factureert en de rest opgaat aan offertes, klantmail, kennismakingsgesprekken, het LinkedIn-profiel dat je al twee jaar wilt bijwerken, en de coachee die tussen twee sessies door belt omdat het even niet gaat.

Hieronder reken ik het van begin tot eind voor met ronde bedragen, voor een zelfstandig coach. Alle bedragen zijn excl. btw en het zijn voorbeeldbedragen, geen norm. Jouw vaste lasten, jouw belastingdruk en jouw declarabiliteit zijn anders dan die van mij. De volgorde van de som is wel voor iedereen gelijk.

Stap 1: bepaal wat je netto wilt overhouden

Begin bij het einde. Niet bij wat je denkt dat de markt betaalt, maar bij wat er maandelijks op je rekening moet komen om je leven te betalen en er nog wat over te houden. Woonlasten, boodschappen, verzekeringen, auto, vakantie, sparen. Reken het echt uit in plaats van te schatten, want de meeste mensen schatten hun eigen uitgaven een paar honderd euro per maand te laag in.

In het voorbeeld hieronder ga ik uit van 3.500 euro netto per maand, dus 42.000 euro netto per jaar. Dat is een bedrag dat lekker rekent, verder niets. Vul je eigen getal in.

Stap 2: tel op wat er tussen omzet en netto in zit

Tussen wat een klant betaalt en wat jij overhoudt zit een flinke stapel. Die stapel bestaat uit drie soorten posten, en je moet ze alle drie meenemen.

Belasting en premies

Over je winst betaal je inkomstenbelasting en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. Daar staan aftrekposten tegenover, zoals de zelfstandigenaftrek en de mkb-winstvrijstelling, mits je aan het urencriterium van 1225 uur voldoet. De zelfstandigenaftrek wordt de laatste jaren stapsgewijs afgebouwd, dus zoek de actuele bedragen en percentages op bij de Belastingdienst of vraag ze aan je boekhouder. Verzin ze niet, en gebruik zeker geen getal dat je twee jaar geleden onthouden hebt.

Voor de rekensom hieronder gebruik ik een effectieve druk van 35 procent van de winst. Dat is een grof gemiddelde om de systematiek te laten zien. Jouw werkelijke druk hangt af van je winstniveau, je aftrekposten, je fiscale partner en je toeslagen.

Vaste lasten van de onderneming

Dit is de post die zzp’ers stelselmatig vergeten, omdat hij in kleine bedragen per maand van je rekening loopt. Zet ze eens allemaal onder elkaar:

• Huur van een praktijkruimte of een kamer per dagdeel voor je sessies
• Lidmaatschap van je beroepsvereniging en de registratie die daarbij hoort
• Software: e-mail, agenda, videobellen, een tool voor je verslagen, boekhoudpakket
• Verzekeringen: beroepsaansprakelijkheid, bedrijfsaansprakelijkheid, rechtsbijstand
• Laptop en telefoon, afgeschreven over drie jaar, plus een fatsoenlijke stoel
• Boekhouder, bankkosten, telefoon en internet
• Scholing, supervisie of intervisie, vakliteratuur, een congres per jaar
• Auto of reiskosten naar klanten, als je die maakt

Bij een eenmanszaak die netjes werkt kom je hier al snel op 9.000 tot 15.000 euro per jaar uit, excl. btw. In het voorbeeld reken ik met 12.000 euro.

Pensioen, buffer en niet-werkbare tijd

Je hebt geen werkgever die pensioen inlegt en geen werkgever die doorbetaalt als je griep hebt. Dus leg je zelf in. Reken een bedrag voor pensioen of een andere oudedagsvoorziening, een bedrag voor een arbeidsongeschiktheidsverzekering of een broodfonds, en een buffer voor het kwartaal waarin er gewoon minder werk binnenkomt. In het voorbeeld: 6.000 euro pensioen, 2.400 euro AOV en 3.000 euro buffer, samen 11.400 euro per jaar.

Stap 3: bepaal je declarabele uren, eerlijk

Nu komt het getal dat de hele som maakt of breekt. Van een werkjaar van 52 weken gaan er al snel 6 weken vakantie en 1 week ziekte of feestdagen af. Blijven er 45 werkbare weken over. Als je 40 uur per week werkt, is dat 1.800 uur bruto.

Maar niet elk gewerkt uur is een factureerbaar uur. Voor een coach gaat er tijd naar acquisitie en kennismakingsgesprekken, naar je eigen administratie, naar je LinkedIn en je netwerk, naar intervisie en bijscholing, naar appjes van coachees die je niet doorbelast, en naar het aloude even snel iets regelen. Een urenregistratie waarin je ook je niet-declarabele uren boekt laat dat binnen een maand pijnlijk precies zien.

Realistische declarabiliteit voor een zelfstandige ligt meestal tussen de 50 en 65 procent. Bij een coach kan het lager uitvallen, omdat elk traject met een kennismaking begint die je niet factureert. Bij 60 procent van 1.800 uur houd je 1.080 declarabele uren over. Dat is het getal waar je door deelt.

Het complete rekenvoorbeeld

Alles bij elkaar, met de voorbeeldbedragen van hierboven. Nogmaals: dit is een voorbeeld, geen norm.

Ruim 81 euro per uur, excl. btw, om 3.500 euro netto per maand over te houden. Voor veel zzp’ers is dat een schrik, want ze zitten op 60 of 65. Dat verschil is precies de reden waarom ze aan het eind van het jaar hard hebben gewerkt en toch niets hebben overgehouden.

Wat er gebeurt als je declarabiliteit daalt

De som is het gevoeligst voor het aantal declarabele uren. Niet voor je vaste lasten, niet voor je pensioeninleg. Houd de benodigde omzet van 88.000 euro vast en varieer alleen de declarabiliteit:

Tussen 70 en 40 procent declarabiliteit zit een verschil van meer dan 50 euro per uur bij exact hetzelfde inkomen. Dat betekent twee dingen. Ten eerste: als je je declarabiliteit met tien procentpunt kunt verhogen, verdien je hetzelfde tegen een lager tarief, wat je in offertes een stuk sterker maakt. Ten tweede: als je tarief laag is en je declarabiliteit ook, dan werk je hard voor een inkomen dat niet klopt en is er geen enkele manier waarop dat vanzelf goed komt.

De snelste winst zit meestal niet in harder werken maar in het gratis werk dat je nu weggeeft zichtbaar maken. Dat zijn vaak vijf tot acht uur per week die je nergens boekt.

Vaste prijzen en vaste afspraken: je uurtarief blijft de meetlat

Veel coaches factureren zelden een los uur. Je verkoopt een traject voor 4.500 euro, of een vaste maandafspraak voor 95 euro per maand. Dan lijkt een uurtarief overbodig, maar het tegendeel is waar: het is je enige manier om te toetsen of die prijzen kloppen.

Een voorbeeld. Je begeleidt bij Jansen Installatie de nieuwe bedrijfsleider in een traject van 4.500 euro excl. btw. Je begroot 45 uur voor de intake, tien sessies, voorbereiding, verslagen en een eindgesprek met de eigenaar. Dat is 100 euro per uur, dus ruim boven je benodigde 81,50. Prima. Maar het worden 68 uur, omdat de eigenaar halverwege ook het team erbij wil en elke sessie een uur extra reistijd kost. Dan zak je naar 66 euro per uur en heb je onder je kostprijs gewerkt zonder dat er ergens een alarm afging. Hoe je dat vroeg ziet, staat in het artikel over projectmarge bewaken.

Bij vaste maandafspraken en strippenkaarten geldt hetzelfde. Een vaste afspraak van 95 euro per maand, een belsessie per maand en tussendoor bereikbaar via de app, is 1.140 euro per jaar. Bij een tarief van 81,50 is dat 14 uur. Besteed je er 25 uur aan, dan verlies je op die klant geld, hoe trouw hij ook is.

Een tarief, of meerdere?

Het tarief dat uit de som rolt is je basistarief: het bedrag dat je gemiddeld per declarabel uur moet halen. Daarnaast mag je best differentieren, zolang het gemiddelde maar boven je basistarief blijft.

• Spoed en avond of weekend. Ben je beletteraar en moet de bus van De Kater op zaterdag nog beletterd worden voor een beurs op maandag, dan is een toeslag van 50 procent normaal. Spreek dat vooraf af, niet achteraf op de factuur.
• Strategie en advies. Een middag meedenken over de uitstraling van een heel wagenpark is meer waard dan een middag folie plakken, want de klant koopt jouw oordeel, niet jouw uren.
• Korte gesprekken binnen een vaste afspraak. Daar mag het effectieve tarief lager liggen, omdat je er voorspelbare omzet en planbaar werk voor terugkrijgt. Alleen niet zo veel lager dat de klant je maandelijks geld kost.
• Werk voor bureaus of onderaanneming. Een coach die sessies geeft via een opleidingsbureau, een beletteraar die plakt voor een reclamebureau. Vaak lager per uur, maar zonder acquisitie en met minder klantcontact. Reken uit of dat lagere tarief door de hogere declarabiliteit alsnog uitkomt.

Wat je niet doet is per klant een tarief bedenken op gevoel over hoe diep zijn zakken zijn. Dat is niet uit te leggen zodra twee klanten elkaar spreken, en dat gebeurt vaker dan je denkt.

Wat je nu doet

Pak een half uur en vul de som in met je eigen getallen. Netto wens, belastingdruk via je boekhouder, vaste lasten uit je bankafschriften van vorig jaar, pensioen en buffer naar eigen inzicht. Voor je declarabele uren heb je echte data nodig, geen schatting. Boek daarom vier weken lang al je uren, ook de uren die je niet factureert, en kijk dan pas wat je werkelijke percentage is.

Rolt er een tarief uit dat hoger ligt dan wat je nu vraagt, dan is de volgende stap niet paniek maar planning: nieuwe offertes meteen op het nieuwe tarief, lopende klanten met een aankondiging vooraf. Hoe je dat aanpakt zonder klanten kwijt te raken, staat in je tarief verhogen zonder klanten te verliezen.