Betalingstermijn en te late betaling: wat je mag afspreken en wat je mag rekenen

Een betalingstermijn van dertig dagen klinkt redelijk tot je uitrekent wat het betekent. Je zet op 3 maart de tent, het meubilair en de verlichting neer voor het personeelsfeest van Jansen Installatie, factureert op 5 maart, en het geld staat op zijn vroegst op 4 april op je rekening. Ondertussen heb je in maart wel de huur van je opslag, de diesel voor je bus en je eigen rekeningen betaald. Voor een eenpitter zonder buffer is dat het verschil tussen rustig werken en elke week je saldo checken.

Het gekke is dat de betalingstermijn bijna nooit een onderhandelpunt is. Hij staat in het sjabloon dat je ooit hebt gemaakt, en daar blijft hij staan. Terwijl het één van de weinige knoppen is waar je zelf aan kunt draaien zonder dat je je tarief hoeft te verhogen.

Hieronder wat een gebruikelijke termijn is bij klantwerk, wat er in je algemene voorwaarden hoort, wat er geldt als je helemaal niets afspreekt, en welke middelen je echt hebt als er niet betaald wordt. Voor exacte wettelijke termijnen en rentepercentages verwijs ik bewust door naar de Kamer van Koophandel of een jurist, want die getallen wil je uit een actuele bron halen en niet uit een artikel.

Wat een gebruikelijke termijn is

In het Nederlandse zakenverkeer zie je vooral veertien en dertig dagen. Dertig dagen is het meest voorkomende, veertien komt vaker voor bij kleine dienstverleners die hun cashflow willen beschermen. Bij overheden en grotere bedrijven kom je langere termijnen tegen, soms omdat hun eigen inkoopproces nu eenmaal traag is.

Mijn voorkeur voor een zzp’er is veertien dagen als standaard. Het is kort genoeg om je cashflow gezond te houden en lang genoeg dat niemand het onredelijk vindt. Bij een klant die aantoonbaar met een inkoopafdeling werkt maak je er dertig van, want anders sta je vanaf dag vijftien te mailen over iets waar je contactpersoon niets aan kan doen.

Wat je vooral moet doen is kiezen en het overal hetzelfde houden. De termijn op je offerte, in je algemene voorwaarden en op je factuur moeten dezelfde zijn. Staat er in je voorwaarden dertig dagen en op je factuur veertien, dan heb je bij een discussie een probleem dat je zelf hebt gemaakt.

Wat er geldt als je niets afspreekt

Als er geen termijn is afgesproken, val je terug op wat de wet zegt. De wet kent een standaardtermijn voor het geval partijen niets hebben geregeld, en kent bij overeenkomsten tussen bedrijven ook grenzen aan hoe lang een termijn mag zijn. Er is dus niet zoiets als een klant die eenzijdig negentig dagen kan afdwingen zonder dat daar iets tegenover staat.

Wat die termijnen precies zijn en onder welke voorwaarden ze gelden, is de vraag die je bij de Kamer van Koophandel of een jurist neerlegt. Het is geen ingewikkeld onderwerp, maar de getallen en de nuances zijn te specifiek om uit je hoofd te doen.

Praktisch belangrijker is dit: terugvallen op de wet is altijd de slechtste uitkomst, niet omdat de wet onredelijk is, maar omdat je in een discussie belandt over wat er gold in plaats van over wanneer er betaald wordt. Een regel in je offerte voorkomt dat gesprek volledig.

Wat je in je algemene voorwaarden zet

Je algemene voorwaarden zijn geen juridisch kunstwerk, ze zijn een geheugensteun voor als het misgaat. Voor het betalingsdeel zijn dit de punten die er echt toe doen:

• De termijn zelf, in dagen na factuurdatum. Niet ‘binnen twee weken’, maar ‘binnen 14 dagen na factuurdatum’.
• Wat er gebeurt bij te late betaling: dat je rente en incassokosten in rekening mag brengen, en vanaf welk moment.
• Het recht om je werk op te schorten zolang een opeisbare factuur openstaat. Voor wie materiaal verhuurt is dit het belangrijkste punt van allemaal.
• Wanneer je factureert bij projecten, dus of dat vooraf, in termijnen of bij oplevering is.
• Hoe het zit met eigendom van wat je oplevert voordat er betaald is, bijvoorbeeld dat het gebruiksrecht op een ontwerp pas overgaat na volledige betaling, of dat gehuurd materiaal altijd van jou blijft.

Zorg er ook voor dat je die voorwaarden echt van toepassing verklaart voordat de opdracht begint. Ze meesturen als bijlage bij de offerte en ernaar verwijzen in de offerte zelf is het minimum. Ze pas bij de factuur noemen is te laat.

Termijnen en vooruitbetaling bij projectwerk

De beste betalingstermijn is de termijn die al voorbij is voordat je begint. Bij projectwerk werkt een verdeling in termijnen beter dan één factuur aan het eind, en in de verhuur is het zo gebruikelijk dat vrijwel niemand er moeilijk over doet.

De laatste termijn is de kwetsbaarste, want die valt samen met het moment waarop de klant alles al heeft. Daarom vraagt een verhuurder de rest vóór het event: geen betaling, geen levering. Een vormgever heeft dat moment niet zo scherp en verdeelt het daarom anders: een derde tot de helft bij akkoord, een derde bij akkoord op het ontwerp, de rest bij levering van de definitieve bestanden. De open bestanden en het gebruiksrecht gaan pas over na volledige betaling. Dat is geen wantrouwen, dat is gewoon de volgorde recht zetten.

Bij een vaste maandafspraak, zoals een vormgever die elke maand de nieuwsbrief en de posts van een klant maakt, is vooruit factureren de norm: je factureert de maand of het kwartaal aan het begin, niet achteraf. Dat scheelt je een hoop administratie en het maakt opschorten eenvoudiger, want een onbetaalde termijn betekent simpelweg dat de periode nog niet is ingegaan. Hoe je dat inricht staat in het overzicht van vaste maandafspraken en strippenkaarten.

Wat je mag rekenen bij te late betaling

Als een zakelijke klant te laat betaalt, mag je meer dan alleen vriendelijk herinneren. Er bestaat een wettelijke rente voor handelstransacties, die hoger ligt dan de gewone wettelijke rente, en je mag daarnaast een vergoeding voor incassokosten rekenen die volgens een vaste staffel wordt berekend.

De percentages en de staffel wil je uit een actuele bron halen. De Kamer van Koophandel publiceert de geldende rentepercentages en de berekening van incassokosten, en bij twijfel over een specifieke situatie is een uur bij een jurist goed besteed. Wat ik hier wel kan zeggen: die rente is bij een factuur van een paar duizend euro over twee maanden geen bedrag waar je klant van wakker ligt. Het effect zit in het signaal, niet in het geld.

Praktisch: zet in je herinneringen dat je het recht op rente en kosten behoudt, maar breng ze pas daadwerkelijk in rekening als je de relatie toch al aan het afbouwen bent. Bij een klant met wie je verder wil, kost een rentenota je meer goodwill dan hij oplevert.

De middelen die wel werken

Voor een verhuurder is opschorten veruit het sterkste middel, en het is er één dat andere dienstverleners niet zo direct hebben. Jij hebt de tenten, het meubilair en de bus. Huurt een klant vaker bij je en staat de factuur van het vorige event nog open, dan mag je de volgende levering staken zolang die factuur openstaat, mits dat in je voorwaarden staat en je het netjes aankondigt.

Netjes aankondigen betekent: je meldt schriftelijk dat je per een concrete datum niet meer levert als de factuur dan nog openstaat, je geeft een redelijke termijn, en je legt uit wat dat betekent, bijvoorbeeld dat de reservering voor het volgende event vervalt. Wat je niet doet is op de ochtend van het event zonder waarschuwing wegblijven. Dat kan schade veroorzaken waar jij vervolgens voor aansprakelijk bent, en het maakt van een betalingskwestie een conflict.

De volgorde van herinnering naar aanmaning naar incasso, met voorbeeldteksten en het lastige geval van de vaste klant, staat uitgewerkt in het stappenplan voor een niet betaalde factuur.

Zorg dat je ziet wat er openstaat

Alle regels van hierboven zijn waardeloos als je pas na zes weken merkt dat er niets binnen is. Bij vier klanten onthoud je dat nog, bij twintig events per seizoen met elk een aanbetaling en een restfactuur niet meer.

Wat je nodig hebt is één plek waar je ziet welke facturen open staan, hoe lang ze open staan, en bij welke je al een herinnering hebt gestuurd. Dat kan een spreadsheet zijn zolang je hem echt bijhoudt, en anders een systeem dat de status per factuur vasthoudt, zoals bij facturen en offertes in Zakenmaat. De boekhouding zelf blijft in Moneybird of e-Boekhouden, dit gaat over de laag ervoor: weten wat er openstaat en wanneer je in actie komt.

Wat je nu doet

Kijk eerst welke termijn er nu op je facturen staat en of die klopt met je offerte en je voorwaarden. Loopt dat uit elkaar, trek het gelijk voor je volgende offerte de deur uit gaat.

Zet daarna twee dingen in je voorwaarden als ze er nog niet staan: het recht om je werk op te schorten bij een openstaande factuur, en de bepaling dat wat je levert pas overgaat na volledige betaling. Dat zijn de twee regels waar je in een vervelend gesprek daadwerkelijk iets aan hebt. Voor de exacte formulering en de actuele rentepercentages check je de Kamer van Koophandel of laat je één keer een jurist meekijken.