Btw op je factuur: tarieven, verlegging en de fouten die het vaakst voorkomen

De meeste btw-fouten bij zzp’ers met klantwerk zitten niet in het tarief. Dat is bijna altijd hetzelfde. Ze zitten in de randjes: folie en platen die je doorbelast, een licentie voor een assessmenttool die je voorschiet, of een opdrachtgever in Antwerpen die ineens iets anders op de factuur wil zien dan de bakker om de hoek.

Het vervelende is dat je die fouten pas merkt als je aangifte doet, of nog later, als je boekhouder in maart je hele jaar doorloopt en vraagt waarom je bij één klant geen btw hebt gerekend. Dan mag je twaalf facturen corrigeren en aan een klant uitleggen dat er alsnog een bedrag bij komt.

Hieronder de tarieven, de regels voor verlegging, en de vier situaties waarin het bij klantwerk het vaakst misgaat. Waar het om bedragen, drempels of specifieke regelingen gaat: die veranderen, dus controleer de actuele stand altijd bij de Belastingdienst of bij je boekhouder in plaats van op een getal uit een artikel te varen.

Welk tarief geldt voor advies en belettering

Nederland kent een algemeen btw-tarief van 21 procent en een verlaagd tarief van 9 procent. Voor vrijwel alles wat een consultant of beletteraar doet geldt het algemene tarief van 21 procent: een adviestraject, een workshop, een rapport, een bus beletteren, een gevelbord monteren, materiaal doorbelasten, een spoedklus omdat een reclamebord voor een opening klaar moet.

Het verlaagde tarief is bedoeld voor een afgebakende lijst goederen en diensten, waar advieswerk en belettering niet in vallen. Kom je toch in een situatie waarin een klant beweert dat er 9 procent geldt, bijvoorbeeld omdat het om iets uitgeefachtigs gaat, controleer dat dan bij de Belastingdienst voordat je de factuur aanpast. Reken niet uit beleefdheid een lager tarief, want het verschil komt uiteindelijk bij jou terecht.

Wat er over btw op de factuur moet staan

Een factuur moet zo zijn opgebouwd dat de klant en de Belastingdienst het bedrag kunnen narekenen. In de praktijk betekent dat vier dingen naast elkaar:

• Het bedrag exclusief btw, uitgesplitst per regel als je verschillende tarieven hebt.
• Het toegepaste tarief, dus 21 procent of 9 procent.
• Het btw-bedrag zelf, als apart bedrag.
• Het totaal inclusief btw.

Daarnaast horen je eigen btw-identificatienummer en dat van je klant erbij als je met een zakelijke klant werkt in een situatie waarin dat relevant is, zoals bij verlegging. De volledige lijst met verplichte gegevens staat in de checklist met wat er op je factuur moet staan.

Eén praktisch punt: houd je prijzen in offertes en facturen consequent exclusief btw en label ze ook zo. Bij zakelijke klanten is dat de gebruikelijke taal, en het voorkomt dat iemand later beweert dat het afgesproken bedrag inclusief was. Bij een particuliere klant, bijvoorbeeld iemand die zijn eigen camper laat beletteren, communiceer je juist het bedrag inclusief btw, want dat is wat hij daadwerkelijk overmaakt.

Btw verleggen bij zakelijke klanten in de EU

Werk je voor een zakelijke klant in een ander EU-land, dan reken je in de meeste gevallen geen Nederlandse btw. De btw wordt verlegd naar de klant, die hem in zijn eigen land aangeeft. Dat is een systeem dat is bedacht zodat jij je niet in elk land apart hoeft te registreren.

Voorwaarde is dat het echt een ondernemer is met een geldig btw-identificatienummer. Dat nummer krijg je van de klant en je controleert het via de Europese VIES-controle voordat je de eerste factuur stuurt. Doe dat echt, en bewaar een schermafdruk of de bevestiging. Blijkt het nummer achteraf ongeldig, dan word jij aangesproken op de btw die je niet hebt gerekend.

Wat er op de factuur moet bij verlegging

Bij een verlegde factuur staan er drie dingen die op een gewone factuur ontbreken:

1. Jouw eigen btw-identificatienummer.
2. Het btw-identificatienummer van je klant.
3. De vermelding dat de btw verlegd is, in het Nederlands als ‘btw verlegd’ of in het Engels als ‘VAT reverse charged’.

Op de regel zelf staat dan 0 procent, of geen btw-bedrag, met de verwijzing naar de vermelding. Je totaal exclusief btw is meteen ook het te betalen bedrag. Vergeet die vermelding niet, want zonder die zin is de factuur formeel niet in orde en kan de klant hem terugsturen.

De opgaaf intracommunautaire prestaties

Verleg je btw naar een EU-klant, dan hoort daar naast je gewone aangifte een aparte opgave bij waarin je per klant meldt hoeveel je hebt gefactureerd. Dat is een aparte handeling bij de Belastingdienst en die wordt vaak vergeten door mensen die één buitenlandse klant hebben. Vraag je boekhouder hoe dit voor jouw situatie loopt en met welke frequentie het moet, want dat hangt af van je omvang.

Een opdrachtgever buiten de EU

Adviseer je een bedrijf in bijvoorbeeld Zwitserland, Noorwegen of de Verenigde Staten, dan reken je in de regel ook geen Nederlandse btw, maar het loopt via een andere route dan de EU-verlegging. De opgaaf voor intracommunautaire prestaties geldt hier niet.

Dit is precies zo’n punt waar je niet moet improviseren. De behandeling verschilt tussen diensten aan bedrijven en diensten aan particulieren, en tussen landen. Krijg je zo’n opdracht binnen, bel dan één keer je boekhouder voordat je factureert. Vijftien minuten aan de telefoon is goedkoper dan een correctie over vier facturen.

De fouten die in de praktijk het vaakst voorkomen

Materiaal doorbelasten zonder btw-opslag

Je koopt de folie en de platen voor de bedrijfsbussen van Jansen Installatie bij je groothandel en zet ze als aparte regel door op je factuur. De fout die daarbij gemaakt wordt: je neemt het bedrag inclusief btw over van de inkoopfactuur en zet het als kostenpost op je eigen factuur, en rekent er dan opnieuw btw over. Of, andersom, je zet het er zonder btw op omdat je denkt dat het een doorlopende post is.

Het is geen doorlopende post. Je levert het materiaal door aan je klant en dat is een prestatie van jou aan hem. Neem het bedrag exclusief btw over, tel er je eventuele marge bij op, en reken over het totaal 21 procent. De btw die je zelf aan de groothandel betaalde trek je in je aangifte af als voorbelasting.

Licenties en abonnementen doorbelasten

Hetzelfde geldt voor een assessmenttool, een enquêteplatform of een planningsapp die je als consultant op naam van je klant afneemt. Werk altijd met bedragen exclusief btw en zet er je eigen tarief overheen. Let op bij aankopen bij buitenlandse leveranciers, want daar staat vaak al ‘reverse charge’ op de factuur die jij ontvangt. Dan heb je geen Nederlandse voorbelasting om af te trekken en moet die aankoop op een andere manier in je aangifte, wat je boekhouder je in één keer kan uitleggen.

Een vaste klant die ineens verhuist

De Kater adviseer je al twee jaar en factureer je netjes met 21 procent, en dan verplaatst het bedrijf zich naar België en krijg je een Belgisch btw-nummer aangeleverd. Vanaf dat moment verandert je factuur. Verander hem ook echt, en niet pas bij de volgende jaarwisseling. Zet in je klantgegevens een aantekening bij het btw-nummer, zodat toekomstige facturen automatisch goed gaan. Als je je klanten en hun gegevens op één plek bijhoudt, hangt dat gegeven aan de klant in plaats van in je hoofd.

Een particuliere klant behandelen als ondernemer

Iemand die zijn eigen camper laat beletteren of een bord voor zijn vereniging bestelt heeft vaak geen btw-nummer. Dan geldt gewoon 21 procent Nederlandse btw en verleg je niets, ook niet als die persoon in het buitenland woont. Verlegging is een regeling tussen ondernemers.

Kleine ondernemers en vrijstelling

Er bestaat in Nederland een regeling voor kleine ondernemers waarbij je onder een bepaalde jaaromzet geen btw rekent en ook geen btw terugvraagt. Of dat voor jou gunstig is hangt af van je omzet, je kosten en je type klanten. Werk je vooral voor zakelijke klanten die de btw toch aftrekken, dan is het voordeel voor hen nul en verlies je zelf je aftrek op laptops, gereedschap en materiaal.

Zit je in de buurt van die grens, kijk dan bij de Belastingdienst wat het actuele drempelbedrag is en wat de gevolgen zijn voor je facturen. Ik noem hier bewust geen bedrag, want dat is precies het soort getal dat verandert.

Wat je nu doet

Pak drie recente facturen: één Nederlandse klant, één waarbij je materiaal of licenties hebt doorbelast, en als je die hebt één buitenlandse. Controleer per factuur of het tarief klopt, of het btw-bedrag apart staat, en of bij verlegging beide btw-nummers en de vermelding erop staan.

Klopt er iets niet, corrigeer dat dan met een creditfactuur en een nieuwe factuur in plaats van door het oude document aan te passen. Hoe dat in je nummering past staat in het artikel over een doorlopende factuurnummerreeks opzetten. En leg voor elke klant het btw-nummer en het juiste regime één keer goed vast, zodat je het niet elke maand opnieuw hoeft te bedenken. De aangifte zelf blijft werk voor je boekhoudpakket, zoals Moneybird of e-Boekhouden. Zakenmaat is de laag ervoor, waar het werk en de facturen ontstaan, niet de plek waar je btw-aangifte gebeurt.