Wat er op je factuur moet staan: de checklist voor webmakers

Een factuur die niet compleet is, is niet alleen een administratief probleem. Hij is vooral traag. Ontbreekt het inkoopnummer dat de boekhouding van je klant nodig heeft, dan verdwijnt hij in een la en hoor je er niets meer over tot jij er zelf achteraan belt. Staat de omschrijving te vaag, dan gaat hij eerst langs de directeur voor akkoord en dat kost twee weken.

De verplichte gegevens zijn het makkelijke deel. Die staan vast en je zet ze één keer goed in je sjabloon. Het interessantere deel is alles wat níet verplicht is maar wel bepaalt of je binnen twee weken je geld hebt of binnen twee maanden.

Hieronder de volledige lijst met wat erop moet, de dingen die je erbij zet om sneller betaald te krijgen, en de vraag waar webmakers echt op vastlopen: hoe specificeer je werk dat de klant niet kan zien.

De gegevens die verplicht zijn

Dit is de basis. Ontbreekt hier iets, dan is de factuur formeel niet in orde en kan je klant hem terugsturen, of erger, hem accepteren en er later over struikelen bij zijn eigen aangifte.

• Je eigen bedrijfsnaam en adres, zoals ze in het Handelsregister staan.
• Je KvK-nummer.
• Je btw-identificatienummer.
• De naam en het adres van je klant.
• Een uniek factuurnummer uit een doorlopende reeks.
• De factuurdatum.
• De datum waarop je de dienst hebt geleverd, of de periode waarover je factureert.
• Een omschrijving van wat je hebt geleverd, met aantal of hoeveelheid.
• Het bedrag exclusief btw, per tarief uitgesplitst als je meerdere tarieven hebt.
• Het btw-tarief en het btw-bedrag apart vermeld.
• Het totaal inclusief btw.

Verleg je de btw naar een zakelijke klant in een ander EU-land, dan komen daar het btw-nummer van je klant en de vermelding ‘btw verlegd’ bij. Wanneer dat geldt staat in het artikel over btw op je factuur. En voor de eisen aan dat factuurnummer: die staan in een doorlopende factuurnummerreeks opzetten.

De gegevens die je sneller betaald krijgen

Niets hiervan is verplicht. Alles hiervan scheelt tijd, en bij een paar posten scheelt het weken.

Dat laatste punt onderschat bijna iedereen. Als je voor één klant drie sites onderhoudt, is ‘onderhoud maart’ een raadsel en ‘onderhoud maart, jansen-installatie.nl’ een factuur die meteen geboekt kan worden. Houd je die sites per klant bij, zoals bij klanten en klantwebsites, dan rolt die vermelding er vanzelf uit.

Hoe je webwerk specificeert

Hier zit het echte vraagstuk. Je klant ziet niet wat je hebt gedaan. Hij ziet een site die werkt, en hoe meer werk je erin hebt gestoken om iets soepel te laten verlopen, hoe minder hij ervan merkt. De specificatie op je factuur is het enige moment waarop je werk zichtbaar wordt.

Per uur

Bij onderhoud, losse klussen en werk op nacalculatie factureer je per uur. Zet dan niet één regel neer met ‘9 uur, 855 euro’, want dan gaat het gesprek over het aantal uren. Zet er regels onder die vertellen wat er gebeurd is:

• Contactformulier hersteld na plugin-update, 1,5 uur
• Drie nieuwe teamleden toegevoegd met foto’s geoptimaliseerd, 2 uur
• Trage laadtijd productoverzicht opgelost, caching opnieuw ingericht, 4 uur
• Overleg en mail over de nieuwsbriefkoppeling, 1,5 uur

Dat kost je niets extra als je je uren toch al bijhoudt, en het verandert het gesprek volledig. Een klant die vier concrete regels leest, vraagt zelden meer waarom het negen uur was. Voorwaarde is wel dat je die uren tijdens het werk noteert en niet aan het eind van de maand reconstrueert, want dan verlies je precies de details die dit effect geven. Dat is de reden dat urenregistratie en facturatie bij elkaar horen.

Per fase

Bij projecten werkt factureren per fase beter dan per uur. De klant ziet dan een factuur die past bij een moment dat hij zich herinnert: het ontwerp is af, de site staat op staging, de site is live. Zet in de omschrijving de fase én kort wat erin zat, en verwijs naar de offerte voor het geheel.

Voordeel is dat je niet hoeft te verantwoorden hoeveel uur een fase kostte. Dat is bij een vaste prijs ook niet relevant, want de klant heeft een resultaat gekocht en geen uren.

Vaste prijs

Bij een vaste prijs is de kortste omschrijving de beste: ‘Website jansen-installatie.nl conform offerte OFF-2025-012, termijn 2 van 3’. Ga niet alsnog uren specificeren, want dan open je een discussie die je bij een vaste prijs juist wilde vermijden.

Meerwerk zet je wel altijd apart op een eigen regel, met een verwijzing naar het moment dat het is afgesproken. Dus niet stilletjes verwerken in de laatste termijn, want dan lijkt het alsof je duurder uitvalt dan je hebt gezegd.

Wat de klant eigenlijk wil zien

Achter alle regels zit één vraag die je klant stelt als hij je factuur opent: klopt dit met wat ik dacht dat het zou worden. Meer niet. Hij controleert geen uurtarieven en hij telt geen regels na, hij vergelijkt het bedrag met het beeld dat hij in zijn hoofd had.

Dat betekent dat elke afwijking van dat beeld uitgelegd moet worden op de factuur zelf, en niet in een aparte mail die hij later niet meer terugvindt. Is de factuur hoger dan de offerte omdat er meerwerk was, zet dan op de meerwerkregel de datum waarop je het hebt afgestemd. Loopt de periode anders dan hij verwacht, bijvoorbeeld omdat het onderhoud pas halverwege de maand is ingegaan, benoem die periode dan expliciet.

Bij een strippenkaart of retainer wil de klant daarnaast één ding weten dat op de meeste facturen ontbreekt: hoeveel uren er nog over zijn. Zet dat er gewoon bij, in één regel onderaan. Het voorkomt de vraag halverwege de maand, en het maakt het gesprek over bijkopen een stuk makkelijker. Hoe je die saldo’s bijhoudt staat bij retainers en strippenkaarten.

Het versturen: vanuit je eigen adres

Dit is het detail dat de meeste vertraging veroorzaakt en waar bijna niemand aan denkt. Veel factuursystemen versturen vanaf een eigen adres, iets als facturen@systeemnaam.nl of noreply bij de leverancier. Zo’n mail heeft een grotere kans om in een spamfilter te belanden, en als hij wel aankomt, ziet hij eruit als een automatische mail waar niemand op reageert.

Stuur je facturen vanuit je eigen mailadres, met een korte persoonlijke regel erboven en de PDF als bijlage. Twee zinnen zijn genoeg: waar de factuur voor is en wanneer hij vervalt. Dat is bovendien het moment waarop een klant meldt dat er iets niet klopt, en die melding wil je in week één hebben en niet in week zes.

Kan het niet vanuit je eigen adres, zorg dan in elk geval dat het antwoordadres wél naar jou gaat en dat je afzendernaam je bedrijfsnaam is. En stuur naar een persoon, met de boekhouding in de cc, niet alleen naar een algemeen info-adres.

Twee kleine dingen die verrassend veel schelen

Geef het PDF-bestand een fatsoenlijke naam: ‘factuur-2025-046-jansen-installatie.pdf’ in plaats van ‘document1.pdf’. De boekhouder van je klant bewaart dat bestand, en een herkenbare naam maakt het verschil tussen doorboeken en terugmailen met een vraag.

En verstuur op een vast moment in de week. Vrijdagmiddag is de slechtste keuze, want dan ligt de factuur maandag onderop de stapel. Dinsdag- of woensdagochtend werkt het best. Ook het versturen zelf hoort in dat vaste ritme: een halfuur per week waarin je factureert, is genoeg om nooit meer achterstand te hebben.

Wat je nu doet

Pak je laatste factuur en loop de verplichte lijst van boven af na. Ontbreekt er iets, pas dan je sjabloon aan in plaats van alleen die ene factuur, want anders komt dezelfde fout volgende maand terug.

Kijk daarna naar je omschrijvingen. Zou een klant die drie maanden geleden iets heeft aangevraagd, aan de regel op je factuur herkennen waar het over ging? Zo niet, dan is dat je grootste winstpunt. Een factuur die zichzelf uitlegt levert geen vragen op, en een factuur zonder vragen wordt betaald. Hoe je die facturen en offertes vervolgens op één plek bijhoudt naast je boekhoudpakket in Moneybird of e-Boekhouden, staat bij facturen en offertes in Zakenmaat.