Marge berekenen: brutomarge, nettomarge en welke je echt moet volgen

Er zijn zzp’ers met 120.000 euro omzet die minder overhouden dan een collega met 70.000. Dat klinkt onlogisch tot je naar de marge kijkt. De een verkoopt veel werk waar veel kosten en veel uren in zitten, de ander verkoopt weinig werk waar bijna niets in zit. Omzet is het bedrag dat door je bedrijf heen stroomt. Marge is het deel dat blijft hangen, en alleen dat deel betaalt je huur.

Toch is omzet het getal dat iedereen noemt. Op verjaardagen, in Facebookgroepen, in de kop van je boekhoudpakket. Marge is onzichtbaarder, want je moet er iets voor uitrekenen. Zodra je dat een keer hebt gedaan, kijk je anders naar je klantenlijst. Dan zie je dat de klant met het hoogste factuurbedrag niet per se de klant is waar je het meest aan verdient.

Hieronder staan de formules, en daarna reken ik ze uit op drie soorten werk: een klus voor een vaste prijs en een vaste maandafspraak van een beletteraar, en materiaal dat een eventverhuurder bijhuurt en doorbelast. Alle bedragen zijn excl. btw en dienen als voorbeeld.

De twee formules die je nodig hebt

Marge is altijd een bedrag dat overblijft, uitgedrukt als percentage van de omzet. Het verschil tussen brutomarge en nettomarge zit in welke kosten je ervan aftrekt.

Brutomarge = (omzet minus directe kosten) gedeeld door omzet, maal 100. Directe kosten zijn kosten die je alleen maakt omdat je die specifieke opdracht doet: de folie die je voor die klus koopt, de hoogwerker die je huurt, de collega die je inhuurt voor de opbouw, de statafels die je bijhuurt.

Nettomarge = (omzet minus alle kosten) gedeeld door omzet, maal 100. Bij alle kosten tel je ook je indirecte kosten op: je eigen software, je verzekeringen, je boekhouder, je auto, je acquisitietijd. Bij een eenmanszaak reken je jezelf daar meestal niet als loonkosten in, dus de nettomarge is bij jou vaak gelijk aan je winst als percentage van de omzet.

De derde formule die er stiekem het meest toe doet

Voor een eenmanszaak of klein bedrijf is er nog een cijfer dat harder werkt dan beide percentages: je effectieve uurtarief. Dat is de omzet van een opdracht gedeeld door alle uren die je eraan besteed hebt, inclusief de uren die je niet factureert. Bij een bedrijf waar de grootste kostenpost jouw eigen tijd is, vertelt dat getal je meer dan welk percentage ook. Je hebt er wel een eerlijke urenregistratie voor nodig, anders reken je met uren die je achteraf hebt verzonnen.

Voorbeeld 1: een klus voor een vaste prijs

Je belettert voor Jansen Installatie drie bedrijfsbussen en hangt een nieuw bord aan de gevel van hun werkplaats. Prijs: 5.000 euro excl. btw. Wat er in die klus zit:

65 procent klinkt gezond. Maar nu de uren. Je begrootte 45 uur en het werden er 71, want het logo kwam als wazige jpg binnen en moest je overtekenen, er ging een ontwerpronde extra overheen en een van de bussen kwam pas een week later vrij, dus je reed twee keer. 3.250 euro gedeeld door 71 uur is een effectief tarief van 45,77 euro. Ligt jouw benodigde tarief op 65 euro, dan heb je op deze klus onder je kostprijs gewerkt terwijl de brutomarge er prima uitzag.

Dat is de belangrijkste les van dit hele artikel: bij vaste prijzen kan de marge in procenten er goed uitzien terwijl je per uur verlies draait. Daarom hoort projectmarge bewaken tijdens de klus te gebeuren, niet erna.

Voorbeeld 2: een vaste maandafspraak

Bakkerij Vos betaalt je 95 euro per maand voor de etalage: vier keer per jaar nieuwe seizoensbelettering op de ramen en tussendoor een actiesticker als ze die nodig hebben. Dat is 1.140 euro per jaar excl. btw.

87 procent brutomarge, dat is prachtig. Tot je de uren erbij pakt. Vos belt gemiddeld twee keer per maand, en dat zijn geen halve minuten: een prijs die anders moet, een actie die morgen begint. Ontwerpen, plakken, rijden en de telefoontjes kosten je 22 uur per jaar. 990 gedeeld door 22 is 45 euro per uur. Ook hier: hoge marge in procenten, laag rendement in de praktijk.

Dezelfde berekening voor De Kater, die 75 euro per maand betaalt voor dezelfde vier wissels en nooit belt: 900 euro omzet, 150 euro kosten, 750 euro marge, 6 uur werk. Dat is 125 euro per uur. De klant die minder betaalt levert bijna drie keer zoveel op per uur. Dat patroon zie je pas als je het uitrekent, en het is precies waar rendement per klant over gaat.

Voorbeeld 3: doorbelaste verhuur

Bijhuren is de post waar eventverhuurders zich het vaakst voor de gek houden. Stel, je verhuurt partytenten en meubilair voor feesten en bedrijfsevents. Wil een klant meer dan je zelf hebt staan, dan huur je het bij een collega bij. Twaalf statafels met hoes en twee terrasheaters kosten je 108 euro, en je rekent de klant je gewone prijs van 180 euro. Dat is 72 euro marge, 40 procent. Doe je dat twintig keer per jaar, dan is dat 1.440 euro brutomarge.

Alleen kost bijhuren je ook tijd die niet op een factuur staat. Een extra rit om de spullen op te halen en een om ze terug te brengen, tellen of alles er is, een heater die vuil terugkomt en die jij schoonmaakt, een kapotte statafel waar je met je collega over moet bellen. Reken maar eens vier uur per keer. Over twintig keer is dat 80 uur, en dan is je 1.440 euro nog 18 euro per uur waard.

Dat betekent niet dat je moet stoppen met bijhuren. Het betekent dat je de marge realistisch moet noemen en dat je een keuze maakt: of de prijs omhoog met een vaste toeslag voor halen en brengen, of bijhuren als losse post met een duidelijke grens over wat er wel en niet in zit. Wat niet werkt is doen alsof je 40 procent marge draait terwijl je er per uur 18 euro aan overhoudt.

Waarom omzet niets zegt en marge alles

Zet twee eventverhuurders naast elkaar. Verhuurder A draait 120.000 euro omzet, maar huurt veel bij: tenten en meubilair bij groothandels, opbouwploegen, een vrachtwagen met chauffeur. Directe kosten 45.000, indirecte kosten 20.000. Blijft 55.000 over. Verhuurder B draait 70.000 omzet, werkt met eigen materiaal en bouwt zelf op, directe kosten 6.000 en indirecte 14.000. Blijft 50.000 over.

Verhuurder A heeft bijna twee keer de omzet, houdt 5.000 euro meer over, en werkt daar 650 uur langer voor. In de kroeg wint A. In het echt wint B. Groeien op omzet zonder naar marge te kijken is hoe je terechtkomt in een bedrijf dat groter en drukker is en niet rijker.

Waar de marge weglekt

Als je de cijfers van een paar opdrachten naast elkaar legt, komen er steeds dezelfde lekken bovendrijven. Ze zijn geen van alle spectaculair, en juist daarom blijven ze jarenlang zitten.

De extra ontwerpronde. Je offerte zegt twee rondes, de klant vraagt er een derde en jij doet hem, want het is maar een uurtje. Bij een klus van 5.000 euro kost zo’n ronde je zo drie tot vijf procent marge. Bij vijf klussen per jaar is dat een vakantie.

Extra werk dat je wel doet en niet factureert. Halverwege komt er een raam bij, of een bord bij de ingang dat niet in de offerte stond. Je noemt het niet, want de sfeer is goed. Dat is geen service maar korting, alleen weet de klant dat niet, dus je krijgt er ook geen goodwill voor terug.

Inkoop die je vergeet door te belasten. Die rol folie van 40 euro in precies de kleur van het logo, de verlengkabels van 79 euro voor een tent op een grasveld, het parkeerticket bij een montage in de binnenstad. Los stelt het niets voor, opgeteld over een jaar loopt het in de honderden euro’s die je uit je eigen marge betaalt.

Een vaste afspraak die langzaam uitdijt. Een maandbedrag dat drie jaar geleden op een etalageraam sloeg, dekt nu de ramen van drie filialen tegen dezelfde prijs. Het werk groeit mee, het bedrag niet.

Van deze vier los je er drie op met betere afspraken vooraf en een is een kwestie van tijdig je prijzen aanpassen. Geen van de vier los je op door harder te werken.

Welke marge je maandelijks moet volgen

Je hoeft niet alles bij te houden. Voor een bedrijf van een tot vijf mensen zijn dit de cijfers die er echt toe doen:

1. Brutomarge per klus of vaste afspraak. Bekijk het bij oplevering en bij de jaarlijkse verlenging. Zit een klus onder de 50 procent, dan koop je te veel in of prijs je te laag.
2. Effectief uurtarief per opdracht. Dit is je alarm. Zakt het onder je berekende benodigde uurtarief, dan weet je meteen dat de volgende offerte anders moet.
3. Nettomarge per kwartaal. Kijk of het percentage stabiel is. Daalt het terwijl je omzet stijgt, dan groei je de verkeerde kant op.
4. Marge per klant, een keer per jaar. Hier vind je de klanten die je geld kosten en de klanten die je zou moeten koesteren.

In Zakenmaat rekent het rendement per klant mee zodra je uren en facturen erin staan, zodat je niet elk kwartaal in een spreadsheet hoeft te duiken. De boekhouding zelf blijft in je boekhoudpakket, naast Zakenmaat en niet in plaats daarvan.

Wat je nu doet

Pak drie opdrachten van vorig jaar: een klus voor een vaste prijs, een vaste maandafspraak en iets kleins. Zet er de omzet bij, de directe kosten en de uren die je er echt in hebt gestopt. Reken de brutomarge uit en deel de marge door de uren. Grote kans dat er minstens een opdracht tussen zit waarvan je dacht dat hij goed liep en die dat niet deed.

Doe dat drie maanden lang bij elke afgeronde opdracht. Daarna hoef je niet meer te rekenen, want dan zie je bij het maken van de offerte al aankomen welke kant het op gaat.