Urenregistratie in Excel: een werkbare opzet en het moment dat je hem ontgroeit

Vrijwel elke zzp’er begint met urenregistratie in Excel of Google Sheets, en dat is geen slechte keuze. Het kost niets, je kent het al, en je kunt het precies zo inrichten als jij werkt. Het probleem is meestal niet Excel zelf, maar de opzet: een bestand met een tabblad per maand, kolommen die halverwege het jaar veranderen, en een omschrijving waarin klant, project en werk door elkaar staan.

Zo’n bestand werkt tot het moment dat je er iets uit wil halen. Dan blijkt dat je niet kunt filteren op klant, dat je declarabele uren niet gescheiden zijn van de rest, en dat je met de hand moet optellen wat er nog gefactureerd moet worden. En met de hand optellen betekent uren vergeten.

Er is een opzet die dat allemaal voorkomt en die je in een halfuur staat. Eén tabblad, negen kolommen, een handvol formules. Daarna leg ik eerlijk uit wanneer je hem ontgroeit, want dat moment komt, alleen later dan de meeste tools je willen doen geloven.

De opzet: één tabel, negen kolommen

De belangrijkste regel is dit: één tabblad voor het hele jaar, één regel per boeking. Geen tabblad per maand, geen tabblad per klant. Alles in één platte lijst, want daar kun je op filteren en mee rekenen. Draaitabellen doen de rest.

In kolom I zet je een formule die het bedrag op nul zet zodra een regel niet declarabel is. Iets in de trant van: als kolom G gelijk is aan ja, dan uren keer tarief, anders nul. Dan kun je onderaan gewoon alles optellen zonder dat je acquisitietijd meetelt als omzet.

Drie dingen die je meteen goed moet zetten

Keuzelijsten voor klant, declarabel en gefactureerd

Maak een tweede tabblad met je klantnamen en verwijs daarnaar met gegevensvalidatie. Dit klinkt als een detail en het is het halve verschil tussen een bruikbaar en een onbruikbaar bestand. Zodra je één keer “Jansen installatie” typt en één keer “Jansen Installatie”, telt je draaitabel twee klanten en klopt je overzicht niet meer. Hetzelfde geldt voor ja en nee: één keer “J” ertussen en je filter mist regels.

Uren als decimaal, niet als tijd

Boek 1,5 in plaats van 1:30. Tijdnotatie in Excel is een breuk van een etmaal en dat geeft rare uitkomsten zodra je gaat vermenigvuldigen met een tarief. Spreek met jezelf ook een kleinste eenheid af, meestal een kwartier. Dus 0,25, 0,5, 0,75. Boeken op de minuut nauwkeurig levert geen betere factuur op, alleen meer twijfel bij het invullen.

Maak het een echte tabel

Zet je bereik om in een tabel (in Excel met opmaken als tabel, in Sheets met een vast bereik en filterweergave). Dan groeien je formules mee als je een regel toevoegt en hoef je nooit meer een bereik aan te passen. Dit is het punt waarop de meeste zelfgebouwde bestanden stukgaan: iemand voegt onderaan een regel toe, de totaalformule pakt hem niet mee, en niemand ziet het.

Je maandtotaal en je declarabiliteit eruit halen

Met deze opzet kost je maandafsluiting tien minuten. Je hebt drie getallen nodig.

1. Totaal gewerkte uren per maand. Tel kolom E op voor de regels binnen die maand. Een draaitabel met maand in de rijen en de som van uren in de waarden doet dit in één keer voor het hele jaar.
2. Declarabele uren per maand. Dezelfde som, maar dan alleen voor de regels waar kolom G op ja staat. Zet declarabel als kolomveld in je draaitabel, dan zie je ja en nee naast elkaar.
3. Je percentage. Deel de declarabele uren door de totale uren en maak er een percentage van. Dat is je declarabiliteit, het getal waarop je je uurtarief hoort te baseren.

Voeg daar één draaitabel aan toe met klant in de rijen en de som van uren en bedrag in de waarden. Dan zie je in één blik wie je maand heeft gevuld. Dat is vaak een verrassing: de klant waar je het meest mee belt is zelden de klant die het meeste opbrengt.

Het vierde overzicht is het belangrijkste voor je bankrekening: filter op gefactureerd is nee en declarabel is ja. Wat je dan ziet, is geld dat je hebt verdiend en nog niet hebt gestuurd. Doe die filter elke maand op dezelfde dag, en zet de regels na het factureren op ja.

Van je bestand naar een factuur

De omschrijving in kolom D is niet voor jezelf, die is voor de klant. Dat betekent dat je hem meteen goed schrijft, want achteraf twintig regels herschrijven op de dag dat je factureert, is het vervelendste werk dat er is. Schrijf op wat er af is gekomen, niet wat je hebt aangeraakt. Dus “veertig teamfoto’s geselecteerd en nabewerkt”, niet “wat aan de foto’s gedaan”.

Bij het factureren doe je drie dingen in volgorde. Eerst filter je op klant en op gefactureerd is nee. Dan kopieer je die regels naar je factuur, meestal geclusterd per project in plaats van per dag, want een klant wil geen lijst van vijftien losse kwartieren zien. Daarna zet je de kolom gefactureerd op ja voor precies die regels, direct, voordat je iets anders gaat doen.

Die derde stap slaan mensen over als er iets tussenkomt, en dan gaat het mis: de volgende maand factureer je dezelfde uren opnieuw of juist helemaal niet. Wat er precies op een specificatie hoort en wat je beter weglaat, staat in een urenstaat die klopt, met voorbeeld.

De discipline die erbij hoort

Een spreadsheet vergeeft niets. Hij herinnert je nergens aan, hij vult niets voor je in en hij merkt niet op dat er sinds dinsdag geen regel bij is gekomen. Dat is precies waarom de meeste Excel-registraties niet stuklopen op de opzet maar op het bijhouden.

Wat helpt: zet het bestand op een vaste plek waar je hem altijd open hebt staan, en boek aan het einde van elk blok werk in plaats van aan het einde van de week. De uitgebreide versie van dat verhaal staat in vijf werkwijzen om uren bij te houden zonder ze te vergeten. Kort samengevat: wat je achteraf reconstrueert, schat je bijna altijd te laag in, en dat verschil is direct verlies.

Wanneer Excel gaat wringen

Voor een startende fotograaf met vier of vijf vaste klanten en overzichtelijke projecten is deze opzet gewoon goed genoeg. Laat je niets aanpraten. De momenten waarop het echt begint te schuren zijn tamelijk scherp aan te wijzen.

• Je gaat overtypen. Elke maand kopieer je regels naar je boekhoudpakket om een factuur te maken. Dat is dubbel werk en een foutenbron, en het is de meest voorkomende reden om over te stappen. Zie waarom twee losse tools voor uren en facturen je geld kosten.
• Je werkt met contracturen of strippenkaarten. Een saldo dat moet aftellen en waarschuwen bij overschrijding, krijg je in Excel wel voor elkaar, maar dan bouw je een applicatie in een spreadsheet. Dat is meestal het moment om te stoppen met bouwen.
• Er werkt iemand anders mee. Twee mensen in één bestand gaat in Sheets nog, maar zodra iemand een kolom versleept of een filter laat staan, ben je een uur bezig met herstellen.
• Je wil zien wat een project echt heeft opgeleverd. Uren tegen offertebedrag, extra werk apart, folie en montage meegerekend, marge per project. Dat kan in Excel, maar het wordt een bouwwerk dat jij als enige begrijpt.
• Je durft niet meer met de historie te schuiven. Als je bang bent om iets te veranderen omdat er formules doorheen lopen die je bent vergeten, is het bestand groter geworden dan het probleem dat het oplost.

Eén ding is belangrijk: de overstap is geen mislukking van de spreadsheet. Hij heeft je door de fase heen geholpen waarin je nog niet wist wat je nodig had, en dat is precies wat een spreadsheet hoort te doen. Hoe die overstap eruitziet, staat in Zakenmaat naast Excel.

Je volgende stap

Maak vandaag het lege bestand met deze negen kolommen en de twee keuzelijsten. Boek één maand lang alles, ook de niet-declarabele uren, want zonder die regels weet je je percentage niet.

Sluit de maand af met de vier overzichten: uren totaal, declarabele uren, percentage, en de lijst met wat er nog gefactureerd moet worden. Dat laatste overzicht levert vrijwel altijd geld op dat anders was blijven liggen. Loop je binnen een paar maanden tegen het overtypen aan, kijk dan naar de urenregistratie van Zakenmaat of start je proef van Zakenmaat.