Offertes die getekend worden: opbouw, een bruikbaar sjabloon en de opvolging

De meeste offertes van zzp’ers worden niet afgewezen. Ze verdwijnen. Je stuurt een keurig document van drie pagina’s naar Jansen Installatie, je krijgt een ‘dank je, ik kijk ernaar’ terug, en daarna hoor je nooit meer iets. Geen nee, geen ja, gewoon stilte.

Dat komt zelden door de prijs. Het komt doordat de offerte de klant niet helpt om een besluit te nemen. Hij leest een lijst met werkzaamheden, ziet een bedrag onderaan, en kan niet beoordelen of dat bedrag redelijk is voor wat hij krijgt. Dus stelt hij het uit, en uitstel is in de praktijk hetzelfde als nee.

Een offerte die wel getekend wordt doet drie dingen: hij laat zien dat je het probleem begrepen hebt, hij maakt volstrekt duidelijk wat er wel en niet bij zit, en hij vraagt om één concrete beslissing met een datum eraan. Hieronder de opbouw die dat mogelijk maakt, plus wat je zegt als je na een week belt.

De zeven blokken van een offerte voor klantwerk

Houd de volgorde aan zoals hij hier staat. Hij loopt van het probleem van de klant naar jouw prijs, en niet andersom. Een offerte die begint met wie jij bent en hoeveel jaar ervaring je hebt, verliest de lezer al op de eerste alinea.

1. De aanleiding

Begin met wat de klant je verteld heeft, in zijn eigen woorden. ‘Op je site en in je vacatures staan nog foto’s van het oude pand en van een team dat voor de helft niet meer bij je werkt, en sollicitanten zien niet hoe het werk er echt uitziet.’ Drie tot vijf zinnen. Dit is het blok dat de klant laat denken: hij snapt het.

Ben je hier vaag, dan is de rest van je offerte een prijslijst. Ben je hier precies, dan leest de klant de rest als een oplossing.

2. Wat je oplevert

Concrete resultaten, geen werkzaamheden. Niet ‘een halve dag fotograferen’ maar ‘veertig bewerkte foto’s van je monteurs aan het werk, het pand en de bussen, in hoge resolutie voor drukwerk en verkleind voor online’. De klant koopt een uitkomst, niet je uren.

Wees hier meetbaar waar het kan en eerlijk waar het niet kan. Beloof geen extra sollicitanten of posities in Google, want die heb je niet in de hand. Wel kun je beloven wat je oplevert en wanneer. Wat nieuwe foto’s online doen is een vraag voor wie de zoekprestaties van die site bijhoudt, niet een belofte in jouw offerte.

3. Wat er niet in zit

Dit is de belangrijkste alinea van je hele offerte, en de alinea die het vaakst ontbreekt. Meer daarover hieronder.

4. De planning

Geef een doorlooptijd, geen datums die je niet in de hand hebt. ‘Vier weken vanaf akkoord, mits de shootdatum binnen twee weken vastligt en het team die dag aanwezig is.’ Die tweede voorwaarde is essentieel, want in negen van de tien projecten is de klant zelf de vertraging. Zet erbij wat er gebeurt als die datum niet lukt, bijvoorbeeld dat de planning dan opschuift naar het eerstvolgende vrije blok.

5. De prijs

Eén bedrag, exclusief btw, duidelijk gelabeld. Splits alleen uit als de splitsing de klant helpt kiezen. Een offerte met veertien regels van 150 euro nodigt uit tot schrappen, en dan schrapt de klant precies de dingen die je nodig hebt om het geheel te laten werken.

Zet de betaaltermijnen erbij: welk deel bij akkoord en welk deel bij levering van de bestanden. Hoe je die verdeling opzet staat in het artikel over betalingstermijn en te late betaling.

6. De geldigheidsduur

Een offerte zonder houdbaarheidsdatum blijft eeuwig hangen. Zet er standaard dertig dagen op. Dat is geen verkooptruc, het is realiteit: je agenda en je tarieven veranderen. Bovendien geeft het je een natuurlijke aanleiding om na te bellen.

7. Het akkoord

Maak akkoord geven zo makkelijk mogelijk en vraag om precies één handeling. Een digitale handtekening is het prettigst, maar een mail met ‘akkoord’ erin is juridisch net zo bruikbaar. Schrijf dat er letterlijk bij: ‘Ga je akkoord, stuur me dan een mail met akkoord en de datum waarop je wil starten.’ Verwijs in dezelfde alinea naar je algemene voorwaarden, die je als bijlage meestuurt.

Waarom ‘wat er niet in zit’ de belangrijkste alinea is

Elk project dat uit de hand loopt, loopt uit de hand op iets wat nooit besproken is. De klant dacht dat alle foto’s bewerkt zouden worden, niet alleen de selectie. Hij ging ervan uit dat hij ze ook in een advertentiecampagne mocht gebruiken. Hij nam aan dat drie correctierondes normaal waren omdat je bij de eerste ronde niets over rondes hebt gezegd.

Die aannames zijn niet gek. De klant koopt één keer in de vijf jaar een fotoshoot en weet niet welke onderdelen los kunnen. Jouw taak is niet om hem daarop te betrappen, maar om het vooraf te benoemen. Dat maakt je niet moeilijk, dat maakt je duidelijk, en klanten kopen liever van iemand die duidelijk is.

Voor een fotograaf zijn dit de posten die je expliciet buiten de scope zet, of juist er nadrukkelijk in. Een verhuurder heeft een andere lijst met dezelfde functie, met transport, op- en afbouw, stroom en schade:

• Het aantal bewerkte foto’s, en wat een foto extra kost.
• Hoe ver de nabewerking gaat: kleur en licht, of ook retoucheren en vrijstaand maken.
• Het aantal correctierondes op de selectie.
• Reistijd en reiskosten buiten je vaste regio.
• Het gebruiksrecht: waarvoor de klant de foto’s mag gebruiken, hoe lang, en of je naam erbij moet.
• Visagie, styling, studiohuur en rekwisieten.
• Toestemming van mensen die herkenbaar in beeld komen, en wie die regelt.
• Prints, albums of ander drukwerk.
• Een nieuwe shoot als de locatie of het team op de afgesproken dag niet klaar is, door oorzaken bij de klant.

Formuleer het positief waar het kan: ‘Bij de prijs zit een halve dag fotograferen. Een extra halve dag kost 480 euro excl. btw.’ Dan is meerwerk geen conflict maar een keuze die de klant zelf maakt, met een bekend prijskaartje.

Een sjabloon dat je kunt hergebruiken

Bouw je offerte één keer goed op en gebruik daarna hetzelfde skelet voor elk project. Alleen de inhoud van de blokken verandert.

Twee pagina’s is genoeg. Bij een groter project drie. Als je aan zes pagina’s zit, ben je jezelf aan het verdedigen in plaats van een voorstel te doen.

Word, of software die je nummering bijhoudt

Een Word-sjabloon werkt prima zolang je twee offertes per maand stuurt. Zodra het er meer worden, gaat het schuren op drie punten: je weet niet meer welke offertes nog open staan, je nummering loopt door elkaar, en bij akkoord moet je alles overtikken naar een factuur.

Wat je van offertesoftware wil is niet mooie sjablonen maar dat: een status per offerte, een eigen doorlopende nummering die losstaat van je factuurreeks, en dat een geaccepteerde offerte direct de basis van je factuur wordt. Hoe die nummering eruitziet staat in het artikel over een doorlopende factuurnummerreeks opzetten. In Zakenmaat staan je offertes en facturen naast de uren die je op die klant boekt, en zet je een geaccepteerde offerte in één handeling om in een factuurconcept.

De opvolging: wanneer bel je, en wat zeg je

Hier laten de meeste zelfstandigen geld liggen. Een offerte versturen en dan wachten is geen opvolging, dat is hopen. Het ritme dat werkt is simpel.

1. Dag van versturen: mail de offerte en zeg erbij wanneer je contact opneemt. ‘Ik bel je donderdag even om te horen wat je ervan vindt.’ Dan is je telefoontje aangekondigd en geen overval.
2. Na drie tot vijf werkdagen: bellen. Niet mailen. Een mail wordt weggeklikt, een gesprek levert informatie op.
3. Een week voor de geldigheidsdatum: één korte mail dat de offerte over een week verloopt en of je hem moet verlengen.
4. Daarna: loslaten. Zet een herinnering over drie maanden om nog eens te informeren, en besteed je aandacht aan nieuwe aanvragen.

Wat je zegt als je belt, is belangrijker dan dat je belt. Vraag niet of hij de offerte heeft ontvangen, want dat is een vraag met een dood antwoord. Vraag naar de inhoud.

Hoi Peter, ik bel even over het voorstel dat ik dinsdag stuurde. Ik ben vooral benieuwd of de aanpak past bij wat je voor ogen had, en of er onderdelen zijn waarvan je denkt: dat hoeft voor mij niet. Zit er iets tussen wat je twijfelt?

Die laatste vraag is de kern. Je vraagt niet om een ja, je vraagt om het bezwaar. Bezwaren kun je wegnemen, stilte niet. En krijg je een echte nee, vraag dan waarom. Was het de prijs, de planning, of ging het naar iemand anders? Dat antwoord maakt je volgende offerte beter.

Wat je nu doet

Pak je laatste drie offertes erbij en zoek het blok ‘wat er niet in zit’. Staat het er niet, dan weet je meteen waar je meerwerkdiscussies vandaan komen. Schrijf die lijst één keer goed uit, want hij is voor bijna al je projecten hetzelfde en je hergebruikt hem daarna eindeloos.

Kijk daarna welke offertes van de afgelopen twee maanden nog open staan zonder dat je ooit hebt nagebeld. Bel er vandaag twee. Dat is doorgaans de goedkoopste omzet die je deze week kunt maken.